Remote arbeiten – Chaos managen II: Selbstorganisation

Arbeiten im Homeoffice ist eine Arbeitsbedingung, für die bei vielen adäquate Voraussetzungen fehlen. Dieser Zustand erfordert viel Organisationstalent und Rücksichtnahme gegenüber allen Beteiligten. Hilfreiche Tools und ein gutes Team-Management bieten Struktur und Unterstützung für die Alltagsroutine – den Rest müssen wir selbst justieren. Hier finden Sie 10 Tipps, wie Sie den Arbeitsalltag in den Griff bekommen.

Remote als Prämisse: Was wäre wenn …

... sich der Raum um uns herum verändert, die Zeit anders tickt als zuvor, unsere Gewohnheiten und Mechanismen außer Kraft gesetzt sind? Wir erleben derzeit eine Entgrenzung der Arbeit und somit eine Veränderung der Rituale. Die gewohnte Routine wird unterbrochen durch Anforderungen, die wir in einem anderen Lebensraum verortet bzw. denen wir bislang eine andere Bedeutung zugemessen haben. Es entstehen – um es mit Foucault zu sagen – neue Heterotopien, mit einer ganz eigenen Dynamik. 

Redirect: Selbstorganisation am häuslichen Arbeitsplatz

Das Kind schreit, die Katze tobt über die Tastatur und richtet wieder einmal Datenchaos an. Während das Mittagessen auf dem Herd verdampft, verstopfen E-Mails das Postfach und das permanente Ping der Chat-Nachrichten raubt einem den letzten Nerv. Die Anfragen der Kollegenschaft drängen und gleich steht das nächste Video-Meeting im Kalender. Mit einem Blick auf die To-do-Liste für den Job und einem anderen auf den Einkaufszettel der Eltern, der heute noch erledigt werden will, zerlegt sich das Bewusstsein stressgeplagt in seine Einzelteile.

Überblick und vor allem Ruhe bewahren, sich fokussieren und die Arbeitszeit effizient nutzen – leichter gesagt als getan, wenn einem der Kopf raucht. Dabei geht es nicht nur um professionelle Organisation und Priorisierung, sondern auch um den sinnvollen und gesunden Umgang mit den eigenen Kapazitäten. Wenn die Energie ausgeht, kann man sich schlecht konzentrieren, Produktivität und Qualität leiden und Frust staut sich auf.

Es gilt, die Zeitdiebe wegzusperren, klare Strukturen und funktionierende Arbeitsabläufe zu schaffen – und das ganz individuell. Die richtige Balance finden – das ist die große Aufgabe, die Remote-Arbeit als Nebeneffekt beschert.

How-to: 5 Tipps zur Selbstorganisation

• Setzen Sie Prioritäten: Welche Aufgabe muss bis wann erledigt sein? Achten Sie auf Ihren Workflow und auf die Einhaltung der Deadlines. Definieren Sie realistische Aufwände, um Ihr Zeit-Management im Blick zu behalten. Schaffen Sie Pufferzonen für Eventualitäten. 
• Schnüren Sie Zeitpakete: Schaffen Sie Freiraum und definieren Sie Zeiteinheiten, die exklusiv – ohne Wenn und Aber – für eine bestimmte Tätigkeit reserviert sind: für die Bearbeitung der Projektanforderungen, für die Beantwortung von E-Mails, Chat-Anfragen oder Telefonate/Video-Calls und auch für die Mittagspause. 
• Justieren Sie den Fokus: Vermeiden Sie möglichst jede Ablenkung und reagieren Sie nicht sofort auf jeden Chat-Ping, die meisten Anfragen können eine Stunde warten – natürlich nur, sofern nicht irgendwo die Hütte brennt. Konzentrieren Sie sich auf Ihre aktuelle Tätigkeit, damit sie schnell einen Haken dahinter setzen können und die To-do-Liste nicht zur Endlosschleife wird. 
• Gehen Sie in den Dialog: Sie vermissen wichtige Informationen oder finden keine Lösung für ihre derzeitige Aufgabe? Verzweifeln Sie nicht still vor sich hin – Sie haben ein Team. Sprechen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen an, fragen Sie nach Hilfe und holen Sie sich Feedback ein. 
• Managen Sie Ihren Energiehaushalt: Finden Sie heraus, wie Ihre Leistungskurve verläuft. Zu Welcher Tageszeit sind Sie am ehesten produktiv? Versuchen Sie, Ihren Tagesablauf danach auszurichten (man kann auch müde einkaufen gehen oder die Post wegbringen). Machen Sie Pausen und erlauben Sie Ihrem Gehirn eine Auszeit, um die Reserven aufzutanken. Jeder Mensch tickt anders und hat einen eigenen Rhythmus.

Reset: Aktivierung der Selbstwirksamkeit

Es kommt schleichend daher, Ablenkungen werden plötzlich zu Überforderungen, alltägliche Hürden zu Motivationskillern. Klare Strukturen, eindeutige Aufgaben, Selbstdisziplin und Selbstachtsamkeit sind die Schlüssel zu einer erfolgreichen Organisation des Arbeitsalltags im Homeoffice.

Dabei funktioniert jeder anders – und das ist wichtig zu erkennen. Es bedarf also einer Umstrukturierung. Bestehende Parameter müssen auf den Prüfstand. Die Fähigkeit der Selbststeuerung sorgt für erhöhte Wirksamkeit in einer entgrenzten Arbeitswelt. 

How-to: 5 Tipps zur Selbstaktivierung

• Organisieren Sie Ihr Privatleben: Schaffen Sie rhythmische Zeiträume, in denen Sie ganz und gar für Ihre Familie, insbesondere für Ihre Kinder da sind – sie werden es Ihnen eher verzeihen, wenn sie danach wieder zwei Stunden für die Kollegen brauchen. Auch die Eltern oder Freunde, die gerade auf sich allein gestellt sind, haben mehr Verständnis dafür, dass man nicht jederzeit springen kann, wenn feste Zeiten für Telefonate fixiert werden. 
• Analysieren Sie Ihr Arbeitsverhalten: Es gibt verschiedene „Arbeitstypen“ – das kristallisiert sich heraus, wenn man allein mit sich selbst vor sich hin arbeitet. Brauchen Sie eher nahtlosen Kontakt zu Ihrem Team oder werkeln Sie gerne still vor sich hin? Stürmen Sie dynamisch durch alle Anforderungen und gehen dann lieber früher in den Feierabend – oder benötigen Sie zwischendurch Ruhe, frische Luft oder einen Workout? 
• Halten Sie sich bei Laune: Was benötigen Sie, um motiviert durch den Arbeitstag zu kommen? Ist es der hautenge Kontakt zum Kollegenkreis per Chat oder die stille Stunde zwischendurch, in der Sie sich ganz auf sich selbst konzentrieren können? Brauchen Sie Yoga zum Abschalten oder eher ein Bier, einen Spaziergang oder einen Powernap, Quality time mit Ihren Lieben, eine Gaming-Session, ein gutes Buch oder einen spannenden Film? Zelebrieren Sie Mindfulness. 
• Feiern Sie Erfolge: Vergessen Sie nicht, sich bei erfolgreich absolvierten Aufgaben auch mal innerlich auf die Schulter zu klopfen – sonst macht das keiner. Es sei denn, Sie haben ein Projekt am Start, das für Ihre Kollegenschaft interessant ist. Dann gehen Sie raus damit, teilen Sie es über Ihre Kanäle, holen Sie sich Applaus. 
• Pflegen Sie Ihre Kontakte: Das sollten Sie generell tun, denn ein solides soziales Umfeld ist nun mal die Reflexionsfläche unseres Selbst. Umso wertvoller in diesen Zeiten, wenn Unsicherheit herrscht und sich Vieles nach innen richtet. Bleiben Sie vernetzt und rege im Dialog. Jeder Mensch braucht ab von der Arbeit auch Gedankenaustausch, Zuspruch und – hoffentlich bald auch wieder gemeinsame Aktivitäten.  

Alles unterliegt der Veränderung. Manchmal kommt sie schneller, manchmal langsamer. Im Moment erleben wir eine Zeit der Verdichtung, eine bisher unbekannte Extremsituation.

Sicherheit ist ein menschliches Grundbedürfnis – es ist ok, wenn bei Ihnen momentan alles Kopf steht. Die Neuausrichtung der eigenen Ressourcen erfordert ein wenig Zeit für die Adaptionsphase.

Doch wie können Unternehmen dazu beitragen, ihren Mitarbeitern ein Grundgefühl von Sicherheit, Gemeinschaft und Relevanz zu geben? Ein paar Antworten auf diese Fragen bietet unser Blog-Artikel: Remote arbeiten – Chaos managen: Tipps für effektives Team-Management

Wir sind ansprechbar!

Die demicon GmbH ist auch in Zeiten der virtuellen Kommunikation für Sie ein verlässlicher Ansprechpartner. Wir wissen um die Schwierigkeiten, mit denen Sie derzeit zu kämpfen haben. 

Unsere Consultants sind nicht nur Profis in allen Belangen rund um die Atlassian-Produkte Jira, Jira Service Desk und Confluence sowie AWS-Lösungen, sondern auch empathische und geduldige Berater für die Implementierung professioneller Projektmanagement- und Kommunikations-Software in Ihrem Unternehmen.

Mit viel Geduld und Spucke kümmern wir uns darum, dass Sie und Ihr Team auch im Remote-Modus vollumfänglich arbeitsfähig sind und bieten Unterstützung in allen Bereichen, wo Software-Lösungen zu einem partnerschaftlichen Miteinander beitragen können.