Asset Management App Insight unter neuer Flagge – Atlassian erwirbt Mindville

Am 30. Juli 2020 gaben es die beiden Software-Hersteller bekannt: Atlassian hat Mindville erworben. Mit der Asset-Management-App Insight for Jira – bisher Mindvilles Flaggschiff-Produkt – erweitert das australische Software-Unternehmen nun sein Leistungsspektrum für ITSM-Services um ein wesentliches Segment.

Atlassian investiert in IT-Service-Management

An Mindville, dem 2013 gegründeten Atlassian Top-Vendor aus Schweden, kam bislang kein Unternehmen vorbei, das effektives Asset Management im großen Stil betreibt. Jira Service Management User und IT-Teams weltweit profitieren seit Langem von der cleveren Management-Software Insight, mit deren Hilfe sämtliche Assets (mehr dazu unten) im gesamten Unternehmen nachverfolgt werden können.

Mehr als 1.700 Kunden zählen die erfolgreichen Schweden bisher, darunter so prominente Namen wie die NASA, Porsche, Samsung, Intel, Vodafone, eBay und Spotify.

Atlassian hat in den letzten Jahren immer wieder in das Thema IT-Service-Management (ITSM) investiert, einschließlich kürzlich getätigter Akquisitionen wie Opsgenie für das Incident Management, Automation for Jira für die codefreie Automatisierung und Halp für das Ticketing via Slack-Konversationen.
Der Erwerb von Mindville war quasi ein logischer Schritt, denn Insight ergänzt das Atlassian-Portfolio optimal und schließt eine wichtige funktionale Lücke in den Jira-Produkten. Diese Akquisition ermöglicht Atlassian den Einzug in ein neues Marktsegment.

Für die User ändert sich bis auf Weiteres nichts, auch bei Insight Discovery und den Integrationen. Atlassian kündigte in seinem Statement an, dass sie weiterhin auf den Funktionen für Asset- und Konfigurationsmanagement aufbauen und diese eng in Jira Service Management integrieren sowie die Funktionalitäten der Configuration Management Database verstärken wollen. Für global aufgestellte Unternehmen, die Jira nutzen, stellt dies einen großen Pluspunkt dar.

Die Bedeutung von ITSM und Asset Management für jedes Unternehmen

Im Zuge der Globalisierung werden sowohl unternehmerische als auch industrielle Prozesse zunehmend komplexer. Somit steigen auch die Anforderungen an die IT-Systeme. IT-Service-Management spielt daher eine wesentliche Rolle für Prozessoptimierung und somit Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Qualitätskontrolle. Hinsichtlich Kunden- und Service-Orientierung stellt dies also einen entscheidenden Wettbewerbsfaktor dar.

Bei der Organisation dezentraler Teams ist die allseitige Verfügbarkeit von Informationen, Daten, Hard- und Software mit der wichtigste Faktor, um zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Service bieten zu können. Gerade bei Unternehmen, die sich in kurzer Zeit rasch vergrößern, ist der strukturierte Aufbau der Organisation immens wichtig, um am Markt konkurrenzfähig zu bleiben. Dies tangiert alle Prozesse in den Bereichen Service-Support und der Service-Delivery.

Asset Management gewinnt daher nicht nur in der IT-Welt eine immer stärkere Bedeutung. International bzw. global agierende Unternehmen brauchen ein System, das in der Lage ist, die gesamte administrative, organisatorische und operative Struktur abzubilden. Mit Insight haben Unternehmen den vollen Überblick über ihre Assets und Services.

Asset Management mit Insight for Jira: Flexibilität ist Trumpf

Was Insight kann und warum wir es lieben

Heutzutage haben Unternehmen oft zehntausende oder gar hunderttausende Ressourcen und Services, verteilt auf verschiedene Standorte und Abteilungen. All diese Assets müssen inventarisiert, nachverfolgt und verwaltet werden.

Insight bietet dafür eine ebenso detailgenaue wie flexible Lösung, deren Vorteil in der Vielfalt der Anwendungsoptionen liegt: Insight ist quasi eine Datenbank – für alles, was Sie verwalten wollen. Dieses „Alles, was“ sind die sogenannten Assets. Mit Insight können Sie Informationen über alle Ihre Vermögenswerte und Infrastrukturen im gesamten Unternehmen speichern und managen, auch in Bereichen außerhalb der IT wie im Personalwesen, im Vertrieb oder in der Rechtsabteilung, für das Facility Management oder das Customer Relationship Management. Den Einsatzmöglichkeiten sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Insight spielt im IT-Service-Management eine wichtige Rolle bei der Verknüpfung aller relevanten Asset-Daten mit Incidents, Änderungen, Problemen und Requests. Mindville hat es geschafft, eine redaktionelle Datenbank dahinterzusetzen, die sich beliebig gestalten lässt – unabhängig von der Art des Unternehmens und dem Anwendungsfall. Durch Verknüpfung mit Jira (und Confluence) können Daten frei verwaltet und Prozesse gesteuert werden.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist die App Insight discovery, mit der automatisch das Netzwerk gescannt wird, sodass nicht jedes Asset manuell eingegeben werden muss. Dynamische Serverdaten werden so automatisch abgefragt und aktualisiert.
Dank der CMDB-Funktionen (Asset Discovery, Tracking und Configuration Management Database) können IT-Administratoren erkennen, wie die verschiedenen Assets und Services konfiguriert und verbunden sind und wie sich Änderungen auf das gesamte System auswirken. So sind IT-Teams in der Lage, schneller und proaktiv auf Unerwartetes zu reagieren.

Insight ist für Server, Data Center und die Cloud-Version von Atlassian Jira verfügbar. Auch lassen sich Daten von cloud-basierten Servern – bspw. AWS oder Azure – automatisch importieren. Interfaces zu Diensten wie ServiceNow und Snow Software erlauben die friedliche Koexistenz oder erleichtern die Migration von diesen weg.

Was genau ist ein Asset und wie wird es gemanagt?

In jedem größeren Unternehmen müssen Daten in irgendeiner Form gehalten, aufbereitet und mit den Prozessen verheiratet werden. Letztlich kann so gut wie alles als Asset definiert werden: Gegenstände, Systeme, Daten, Prozesse, Dienste oder Menschen werden zu ‚Objekten‘, für die ein eigenes Profil angelegt wird. Objekte sind Objekt-Typen innerhalb eines Schemas zugeordnet, das eine Verwaltungseinheit wie ITSM oder Personalmanagement abbildet.
Diese Objekte können in Jira beliebig mit Attributen ausgestattet und mit Vorgängen verknüpft werden. So lassen sich auch Beziehungen und Abhängigkeiten definieren sowie Veränderungen im Status der jeweiligen Assets nachverfolgen.

Lesen Sie mehr dazu, wie man statt der integrierten Listenfelder von Jira für Auswahllisten in Insight benutzerdefinierte Felder anlegt: Mit Insight Custom Fields: Simplify Jira Select-Listen

Nehmen wir ein einfaches Beispiel aus dem IT-Inventar.

In der Objektansicht erfahren wir alle Details. Hier können wir den Lebenslauf eines Laptops nachvollziehen: Wann gekauft, welche Ausstattung und welche Verträge hängen mit dran, wann braucht er ein Update, welche Reparaturen und Nutzer hat er überlebt, wo befindet er sich gerade etc.

Bei Verwaltung dieses Objekts können Sie für notwendige Maßnahmen entsprechende Tickets erstellen, die einen Prozess auslösen. Wollen Sie bspw. eine neue Software installieren, Hardware-Komponenten austauschen oder eine regelmäßige Wartung durchführen lassen, können Sie diesen Vorgang über Jira anstoßen – manuell initiiert oder automatisiert, je nach Definition.

Ebenso verhält es sich mit der Kaffeemaschine, dem E-Mail-Provider, einer Datenbank, einer Software-Lizenz oder den Mitarbeitern, Lieferanten oder Kunden – je nachdem, was Sie in der jeweiligen Abteilung als Asset definiert haben.

Spinnen wir das Beispiel weiter in Richtung HR.

Wir befinden uns nun also in dem Insight-Schema ‚People Management‘ und im Objekt-Typ ‚Mitarbeiter‘. Die Informationssammlung zu dem einzelnen Objekt – hier: Mitarbeitenden – gleicht einem ausführlichen Profil. Hier werden alle unternehmensrelevanten Daten zu der Person erfasst, wie etwa Einstiegs- und ggf. Austrittsdatum, Standort, Abteilung, Position im Unternehmen, Ausstattung, Schulungen, Veränderungen im Vertrag etc. Auch Prozesse können hier abgebildet werden.

So gibt es bspw. beim Onboarding neuer Mitarbeiter verschiedene Phasen, in denen diverse Vorgänge angestoßen werden müssen. Diese Abläufe lassen sich automatisiert gestalten und der jeweilige Status ist jederzeit über die Objektansicht, also das Profil der einzelnen Person abrufbar.

Bevor die Person also ihre neue Stelle antritt, wollen Sie diese bspw. mit neuen Gerätschaften ausstatten und die entsprechenden Verträge dazu abschließen, die notwendigen Accounts sowie den Arbeitsplatz einrichten. Nun stoßen Sie die erforderlichen Vorgänge einfach wie gewohnt über Jira an.
Automatisch erstellte Issues leiten den Vorgang weiter an die zuständigen Personen. Aktionen wie das Ordern von Devices, Bereitstellung der Zugänge aowie Materialien aus dem Knowledge-Base etc. können so sinnvoll gebündelt werden.

Auch der umgekehrte Weg funktioniert: Wenn jemand über das Service-Desk ein Ticket auslöst, werden die Vorgänge automatisch den jeweiligen Objekten zugeordnet.
Will sich bspw. ein Mitarbeiter ein neues Smartphone bestellen, werden über voreingestellte Felder die Optionen angezeigt. Ist der Vorgang initiiert, taucht sowohl in der jeweiligen Objektansicht – in dem Fall beim definierten Smartphone-Typ sowie im Mitarbeiterprofil des Bestellers – der Eintrag auf. Automatisierte Einstellungen ermöglichen es, dem HR-Team, hier schnell zu reagieren, sodass der Mitarbeiter nicht lange auf das neue Gerät warten muss.

Lesen Sie mehr zu einem Insight-Use Case der demicon GmbH: ITSM Success: Quick Issue Resolution with Jira Service Management & Insight

Anhand der Verknüpfungen mit Jira-Issues wird ablesbar, welche Auswirkungen einzelne Vorgänge auf die Prozesse und Services hat.
Was passiert bspw., wenn ein Asset außer Betrieb genommen wird – also ein Computer ausfällt, ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder ein Server runtergefahren wird? Inwiefern sind andere Assets oder Services davon betroffen?

Insight ermöglicht eine detaillierte Analyse der Einflussfaktoren. So behalten Sie rundum den Überblick und die Kontrolle über all Ihre Ressourcen und Prozesse, können besser planen und Ihr Unternehmen bedenkenlos skalieren.

Für Jira-Service-Management-Nutzer ist Insight besonders praktisch, da bei Erstellung eines Tickets direkt die Zuordnung zu einem Asset vorgenommen wird. So können auch – z. B. über die Verknüpfung mit Statuspage – entsprechende Notifications ausgelöst werden.

Verschaffen Sie sich den Überblick!

Insight ist das perfekte Tool für leistungsstarkes Enterprise Asset Management mit Jira.
Mit Insight bringen Sie die Verwaltung Ihrer Unternehmens-Assets auf ein neues Level.

Als einer der führenden Atlassian Platinum Solution Partner im DACH-Raum bieten wir Ihnen Unterstützung in allen Fragen rund um die Integration.

Natürlich bieten wir auch individuelle Schulungen, Trainings und Workshops zu Insight for Jira an. Unsere Schulungsangebote richten sich sowohl an Einsteiger als auch an fortgeschrittene Anwender sowie Administratoren.

Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.