Automatisierte Kundenanpassungen von company-managed Projekten in Jira

Unsere Case Study beschreibt eine innovative Lösung im Bereich der Projektadministration: die automatisierte Anpassung von company-managed Projekten in Atlassian Jira.

Projektadmins können nun über Service Desk Tickets ihre Projekte individuell anpassen, ohne dafür manuelle Eingriffe von Dritten oder zusätzliche Berechtigungen zu benötigen. Dies ermöglicht eine sofortige Umsetzung der Anpassungsanfragen in Echtzeit, während die Governance durch definierte Richtlinien gewährleistet bleibt.

Die Architektur

Die Grundlage unserer Lösung bildet ein effizienter Zugriffskontroll-Mechanismus, der es autorisierten Personen ermöglicht, Änderungen an ihren Projekten vorzunehmen. Das zentrale Element ist ein Assets-Schema, das nicht nur täglich mit der Konfigurationsdatenbank der Jira-Instanz synchronisiert wird, sondern auch als Single Source of Truth fungiert. Es enthält detaillierte Informationen zu den Projekten, einschließlich Administratorengruppen, vorhandener Issuetypen und weiterer projektspezifischer Details.

Projektadmins können über Service Requests eine Vielzahl von Konfigurationen vornehmen, die durch unsere Apps innerhalb weniger Sekunden bis zu einer Minute umgesetzt werden. Dazu zählen:

• Hinzufügen und Entfernen von Issuetypes
• Anpassen von Customfields
• Festlegen von Feldern als “optional” oder “mandatory”
• Hinzufügen und Entfernen von Optionen zu Customfields

Maximale Flexibilität bei voller Kontrolle

Durch die smarten Automatisierungen ergeben sich eine Reihe von attraktiven Benefts, darunter nicht nur eine verbesserte Anpassungsfähigkeit der Projekte, sondern vor allem eine immense Effizienzsteigerung für die Teams. Und unsere Lösung bringt noch weitere Vorteile mit sich:

1. Reduzierung der Notwendigkeit von Service Agents/Support-Mitarbeitern auf der Instanz, da die meisten Anpassungen automatisiert werden.
2. Erhöhter Gestaltungsspielraum für Projektadmins: Projektadmins können ihre Projekte individuell gestalten, ohne Product Admin-Rechte zu benötigen. Sie können Issuetypen, Customfields und deren Optionen sowie Pflichtfeld-Einstellungen flexibel anpassen.
3. Vollständige Automatisierung des Anpassungsprozesses: Über Service Desk Tickets können alle notwendigen Anpassungen ohne Product Admin-Rechte vorgenommen werden.
4. Strikte Governance-Einhaltung: Projektadmins agieren innerhalb eines klar definierten Rahmens, der vom Product Owner festgelegt wurde, um die Einhaltung der Governance sicherzustellen.