Benutzerverwaltung für Jira und Confluence: Prozesse automatisieren und sich das Leben leichter machen

Die Pflege der Benutzerverwaltung ist eine wesentliche Aufgabe für Jira- und Confluence-Administratoren, in der Realität entwickelt sich das allerdings schnell zu einem mühsamen und zeitaufwändigen Vorgang. Die Lösung dafür: Die Benutzerverwaltung automatisieren und so den gesamten Prozess effizienter gestalten.

André Lehmann, Atlassian Consultant bei DEMICON, erläutert, warum er diesen Prozess intern implementiert hat und welche weiteren Vorteile es bringt, wenn die Prozesse der Benutzerverwaltung automatisch ablaufen.

Alles läuft automatisiert und Sie können entspannen

Wenn alle internen Berater, sowohl lokal als auch remote, über Administrationsrechte verfügen, verursacht das ziemliches Chaos. Das verstand André schnell, als er bei DEMICON anfing.

Die Freiheit, mit der Berater:innen neue Arbeitsbereiche innerhalb von Confluence erstellen konnten, um ihre Kunden in voneinander unabhängigen Bereichen zu verwalten, verursachte vor allem eine Reihe an Problemen: Von falsch ausgerichteten Namensstrukturen bis hin zu inaktiven Konten, die im lokalen Benutzerverzeichnis schlummerten, war alles vertreten. Keine optimalen Bedingungen für ein Unternehmen, das schnell skaliert.

André strukturierte den bisherigen Ansatz um, um dadurch die Benutzerverwaltung zu optimieren. Sein Ziel: die Rechte der Administratoren einzuschränken und so eine bessere Gesamtkontrolle über die Benutzer zu erlangen.

Die neue Lösung besteht nun darin, dass sowohl das zentrale Benutzerverzeichnis als auch das Benutzerverwaltungssystem mit einem schlanken Prozess gepflegt werden. Unsere Berater müssen ihre Anfragen jetzt nur noch an den zentralen Service Desk stellen und die zusätzliche Belastung der Nutzerverwaltung entfällt. Dadurch gewinnen sie mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit.

Weniger Fehlermeldungen durch Automatisierungen

Die Berater sollten für ihre Kundenkommunikation und die Zusammenarbeit auch weiterhin auf ihre Kundenkonten innerhalb von Confluence zugreifen können, ohne dass sie eine Fehlermeldung erhalten, wenn Benutzerkonten erstellt oder geändert werden müssen.

Mit diesem Fokus optimierte André das Benutzerverwaltungs-Verfahren: Mittels neu geschriebener Skripte verwandelte er den ehemals manuellen Vorgang in einen vollständig automatisierten Prozess.

André sagt über diesen Optimierungsprozess:

„Sofort, nachdem die Abläufe automatisch liefen, bemerkten wir die Zeitersparnis. Beim manuellen User Management benötigte man zuvor bis zu dreißig Minuten pro Aufgabe! Multipliziert man dies mit der Anzahl der Nutzer, die man pro Monat, Woche oder Jahr anlegen muss, wird die gewonnene Zeitersparnis ganz deutlich.

Zudem bietet die Automatisierung des Prozesses zusätzliche Sicherheitsvorteile. Konten können mit einem Archivierungs- und Enddatum versehen werden. Die manuelle Löschung inaktiver Konten entfällt dadurch.

Darüber hinaus haben wir verschiedene Anfrageformulare für die konkreten Anwendungsfälle unserer Teams erstellt. Diese reichen vom Standard-Onboarding neuer Kund:innen oder neuer Mitarbeiter:innen bis zum Wechsel von Praktikant:innen oder Projektteams, dem Hinzufügen von Berechtigungen oder dem Offboarding.

Für jeden dieser Use Cases haben wir ein Skript geschrieben, das Jira selbstständig nach neuen Requests ,fragt‘, alle notwendigen Aktionen ausführt und schließlich das Ticket abschließt.

Die einzige Problemquelle stellen Sonderzeichen in den Namen dar, da sie sich auf den Benutzernamen übertragen und Fehler verursachen können. Die müssten dann manuell behoben werden. Das Schöne an der Automatisierung ist aber, dass diese Fehlerquellen automatisch erkannt und mit dem Status ,Überprüfung erforderlich‘ versehen werden. Einmal markiert, können die Störfaktoren direkt behoben und wieder an die Automatisierung übergeben werden. Unsere Skripte werden automatisch und stündlich ausgeführt, so dass zwischen dem Erstellen und Erledigen von Anfragen keine lange Verzögerung entsteht.

Vor einigen Tagen stellte ein Kollege nur eine Minute vor dem Start der Automatisierung eine Anfrage. Die ,Lösungszeit‘ betrug dann gerade mal zwei Minuten. Eine manuelle Durchführung für das Anlegen des Kontos, die Rechteverwaltung und die Synchronisation mit allen Anwendungen hätte wesentlich mehr Zeit in Anspruch genommen.

Zu wissen, dass unsere Benutzerverwaltung nun viel effizienter läuft, ist sehr beruhigend. Und letztlich können wir diese Empfehlung nur weitergeben. Falls man die Möglichkeit hat, diesen Verwaltungsprozess zu automatisieren: Go for it!“

Die Vorteile der automatisierten Benutzerverwaltung

Die Automatisierung der Benutzerverwaltung ist ein bewährter Prozess, der Unternehmen nicht nur agiler und sicherheitsbewusster macht, sondern auch Kosten deutlich senkt. Hier sind die wesentlichen Vorteile kurz zusammengefasst:

• Sie sparen Geld. Inaktive Benutzer werden automatisch deaktiviert und Kosten bleiben überschaubar.
• Sie erhalten eine abteilungsübergreifende Standardisierung durch eine einheitliche Namensstruktur.
• Sie sparen Zeit. Regelmäßige Wartungsaufgaben werden automatisiert und Administratoren können sich anderen Aufgaben widmen.
• Sie erhöhen die Sicherheit. Die Anzahl der benötigten Admin-Berechtigungen wird drastisch reduziert.

Möchten Sie ihre Benutzerverwaltung automatisieren?

Bei DEMICON verfügen wir über jahrelange Erfahrung in der Automatisierung der Benutzerverwaltung in Jira und Confluence. Kontaktieren Sie uns: Wir helfen Ihnen gern dabei, die Benutzerverwaltung in Ihrem Unternehmen durch Automatisierung zu verbessern.