Comala Workflows - Prozess- und Dokumentenkontrolle in Confluence

Mit Comala-Workflows übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Confluence-Seiten: Mit einfachen oder komplexen Workflows können Freigaben erteilt, Aufgaben zugeordnet und Genehmigungsprozesse hinterlegt werden. Auch "Lesebestätigungen" (Read Confirmations) lassen sich so mit Atlassians Confluence abbilden. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag mehr darüber, wie Ihnen die App helfen kann.

Comala Workflows hilft

Es ist oftmals ein Standardvorgehen, dass Mitarbeiter - von der Personalabteilung bis zum Entwicklungsteam - um eine Bestätigung oder Freigabe von Content gebeten werden müssen. Es gilt sicherzustellen, dass Dokumente von den richtigen und auch zuständigen Personen gelesen werden. Auch dient dies nicht selten als Audit-Trail, um den Lesestatus eines Dokuments tracken zu können. Im Confluence Out of the Box ist dieser Funktionsumfang nicht enthalten.

Comala Workflows und Confluence sind ein wesentlicher und wichtiger Bestandteil des Dokumenten-Managementsystems vieler Teams. Immer mehr Teams nutzen solche Workflows, um nicht nur Dokumente besser zu verwalten, sondern auch die Arbeitsabläufe zu hinterlegen.

Prozess Management

Im ersten Schritt eines jeden Prozesses wird jedes Teammitglied über die entsprechenden Anforderungen informiert. Während mündliche Anweisungen in einigen Fällen funktionieren können, arbeiten die meisten Teams besser, indem sie die Dokumentationen zur Kodifizierung und Speicherung von Prozessen verwenden und so sicherstellen, dass sie jedes Mal auf die gleiche Weise abgeschlossen werden. Vom gedruckten Handbuch für die Crew, welches in einer Fast-Food-Küche hängt bis hin zu den Notfallplänen der NASA beschreiben solche Prozessdokumente, wie die Arbeit erledigt werden sollte.

Der einfachste Weg, Informationen zu produzieren und an das Team weiterzugeben, ist eine Art elektronisches Dokumenten-Repository. In der Vergangenheit wurde dies mit Software wie MS Word in Kombination mit internen File-Servern erreicht. Aber diese Herangehensweise hat erhebliche Nachteile. Nicht zuletzt die Schwierigkeit, mit den Teammitgliedern bei Dokumenten zusammenzuarbeiten und Updates und Ergänzungen in Echtzeit sichtbar für alle Mitarbeiter zu halten.

Zukunftsorientierte Unternehmen entscheiden sich eher für modernere Kollaborations-Systeme wie beispielsweise Confluence, die den Teams beim Aufbau ihrer Prozessseiten, technischen Dokumentationen als Knowledgebase bzw. Wiki und Social Intranet weitaus mehr Möglichkeiten bietet.

Auch aus Compliance-Sicht wird die Prozesskontrolle immer wichtiger. Qualitätsprozesse brauchen eine entsprechende QA-Dokumentation. Die Einhaltung von Standards wie FDA Title 21 CFR Part 11, ISO 9001 oder ISO 13485 oder GxP bedeutet, dass die Prozesse dokumentiert werden und dass die Prozessabläufe auch befolgt werden.

Wie Lesebestätigungen in die Prozesskontrolle einfließen

Dokumenten-Repositorys können alle Inhalte aufnehmen, die erforderlich sind, um Teams eine Orientierung zu geben, aber die Qualität des Anforderungsdokuments ist irrelevant, wenn das Team es nicht tatsächlich liest. Management/Stakeholder investieren viel Zeit und Ressourcen in die Erstellung von Prozessinhalten, aber es ist der Schritt zur Lesebestätigung, der sicherstellt, dass Teams ihn tatsächlich sehen. Deshalb ist es für viele Unternehmen wichtig, eine Lesebestätigung in ihrem Dokumentenmanagementsystem zu haben.

Ein simpler Lesebestätigungsprozess kann sehr einfach sein, aber der Nachteil einfacher Methoden ist, dass sie nicht skalierbar sind. Eine einfache Methode wäre beispielsweise, das Lesen eines Dokumentes durch eine physische Unterschrift und die Aufbewahrung einer Kopie zu bestätigen. Aber die Verwaltung dieses Dokuments wird ziemlich kompliziert sein. Jedes Mal, wenn das Dokument aktualisiert wird, muss das Teammitglied ein neues unterschreiben und eine Referenzkopie erhalten. Die unterschriebenen Kopien müssen aufbewahrt und alte Versionen entsorgt werden. Schließlich muss derjenige, der alle Abzeichnungen verwaltet, erhebliche Anstrengungen unternehmen, um die Übersicht zu behalten, wer unterzeichnet hat und wer noch unterschreiben muss.

Deshalb sind elektronische Lesebestätigungen ein Lebensretter. Sie weisen Teammitgliedern automatisch das Lesen von Seiten zu und behalten den Überblick, wer das Lesen bestätigt hat. Die integrierte Lesebestätigungsfunktion von Comala Workflows funktioniert auf diese Weise. Die Teams arbeiten bei der Erstellung der Dokumentation in Confluence zusammen, dann wird diese Dokumentation mit Workflows genehmigt, und die Lesebestätigungsfunktion wird eingesetzt, um Dokumente Benutzern zuzuweisen und eine Leseauforderung zu senden.

Praxisbeispiel - Produktanforderungen für die Softwareentwicklung

Elektronische Lesebestätigungen werden in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt. Dieses Beispiel stammt aus der Software-Welt und bezieht sich auf den Prozess, den Comalatech zur Verwaltung des eigenen Entwicklungsprozesses verwendet.
Jeder Softwareentwickler weiß, wie wichtig es ist, gute Anforderungsdokumente zu erstellen. Anforderungen bilden die "Bibel", die genau beschreibt, wie ein Produkt gebaut werden sollte, und Softwareentwickler müssen es lesen, um die Funktionen, den Umfang und die Ergebnisse des Projekts zu verstehen.
Die Überprüfungen, Genehmigungen und Lesebestätigungen von Comala Workflows optimieren den Verwaltungsprozess der Anforderungen an die Softwareentwicklung.

Und so kann es erreicht werden:

1. Der Product Owner erstellt Anforderungen innerhalb von Confluence.

2. Der Review-Zyklus eines Comala-Workflows beginnt, schränkt die Sichtbarkeit der Seiten ein und weist Genehmigungen zu.

3. Die Anforderungen werden über Workflows genehmigt, und die Seitenbeschränkungen werden automatisch aufgehoben.

4. Die Lesebestätigung eines Workflows beginnt, und der Entwickler bestätigt, dass er das Dokument gelesen hat.

5. Änderungen an den Anforderungen werden in Confluence protokolliert und müssen erneut genehmigt werden.

Dieser Prozess ist in jedem Entwicklungsprojekt wiederholbar und stellt sicher, dass die Anforderungen von allen Beteiligten genehmigt und gelesen werden.

Versuchen Sie noch heute, Read Confirmations zu verwenden.

Könnte Ihr Team von Lesebestätigungen für Ihre kontrollierten Dokumente profitieren? Dann sollten Sie Comala Workflows ausprobieren. Wie alle Atlassian Marketplace-Anwendungen ist auch Workflows als 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar. So können Sie mit ihren eigenen Workflows, Genehmigungsprozessen und Lesebestätigungen experimentieren.

Autor des englischsprachigen Originaltextes: Mike Rink, Comala Workflows