Wie man eine Confluence-Seite archiviert - Ein Better Content Archiving Tutorial

In diesem Blogbeitrag lernen Sie in drei Schritten, wie Sie Ihre Confluence-Instanz vor dem Chaos retten. Sie kennen das sicher: Kaum ist Confluence als Wiki, Social Intranet oder Knowledge Base im Unternehmen eingeführt, beginnt auch der Wildwuchs an schnell erstellten Seiten, die nur eine sehr begrenzte Halbwertzeit haben. Und selbst Seiten mit ganz zentralen Informationen werden nicht regelmäßig gepflegt. Abhilfe schafft hier die großartige App vom Atlassian Marketplace Better Content Archiving for Confluence.

Hier ist ein Schnell-Test für Sie:
Wie fühlen Sie sich, wenn Sie an Confluence denken?

• Ich liebe es und benutze es jeden Tag! Es ist ein großartiges Tool, mit dem wir unsere Unternehmenswissensdatenbank pflegen. Es ist übersichtlich, einfach zu bedienen und immer auf dem neuesten Stand.
• Nicht schon wieder! Es wird zu einem unerklärlichen Haufen und Durcheinander von Dokumenten und ich werde das ,was ich suche auf keinen Fall finden.

Sie haben in letzter Zeit Ihre Begeisterung für Confluence verloren? Kein Wunder.

Wenn die Anzahl der Confluence-Benutzer zunimmt, wächst auch der Umfang der erzeugten Inhalte mit. Je mehr Mitwirkende es gibt, desto mehr Inhalte werden erstellt - aber auch vergessen. Das System steuert fast zwangsläufig auf ein Chaos zu.

Wenn es zu viele veraltete Seiten in Ihrem Confluence gibt, dann leidet oftmals die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter. Es dauert immer länger Dokumente zu durchsuchen und es wird immer ärgerlicher nur veraltete Inhalte zu finden. Die Frustration nimmt langsam zu, und letztendlich kommen Sie an einen Punkt, an dem für das Durchsuchen veralteter Inhalte viel Zeit verschwendet wird. Im schlimmsten Fall sind sie völlig demotiviert, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie in Ihrem Job nicht Ihr Bestes geben können.
Vielleicht trifft das auf Sie schon zu.

Wie kann man Confluence also von alten Seiten bereinigen?

Müssen Sie alle Ihre bisherigen Bearbeitungen, Wiederholungsbesuche und alle Inhalte im Auge behalten und bei Bedarf aktualisieren oder löschen? Das klingt nicht realistisch. Zumindest fühlt es sich eher wie ein "Admin-Job" an. Als Confluence-Administrator kann man u.a. Berechtigungen, Datenbankzugriff, Integrationen mit anderen Tools im Unternehmen effektiv steuern. Aber wenn es um den Inhalt selbst geht, hat man nur die Illusion der Kontrolle. Man ist nicht derjenige, der das meiste davon erstellt und man kann auch nicht jedem vorschreiben, sich um seine Confluence-Seiten zu kümmern.

Was sollte man also tun?

Hier ist eine 3-stufige Anleitung, um zu entscheiden, was in Confluence archiviert werden sollte:

1. Verfolgen Sie die Anzahl der Seitenaufrufe

2. Setzen Sie ein "Mindesthaltbarkeitsdatum" für Seiten.

3. Entfernen Sie Inhalte, die bei der Archivierung nicht benötigt.

Im Folgenden sind diese 3 Schritte näher erläutert. Es wird verdeutlicht, wie Better Content Archiving Ihnen hilft, Confluence vom Chaos zu befreien.

1. Seitenaufrufe verfolgen

Better Content Archiving zeigt oben auf jeder Seite eine Statusanzeige an. Die Anzahl der Page Views ist ein guter Indikator dafür, wie relevant der Inhalt einer Confluence-Seite ist. Die Relevanz einer Seite ist relativ fragwürdig, wenn die letzte Öffnung mehrere Monate zurück liegt.

Sie können auch eine Regel einrichten, die auf Seitenaufrufen basiert. Zum Beispiel: Wenn eine Seite seit 3 Monaten nicht mehr angesehen wurde, benachrichtigen Sie den "Besitzer" (Seitenersteller oder die für den Inhalt verantwortliche Person) durch einen automatisch generierten Hinweis. Der Owner des Contents kann dann gezielt die Inhalte überprüfen, Veränderungen und Aktualisierungen vornehmen. In der Statusanzeige wird die neue Aktualität für jeden Nutzer gleich angezeigt.

Die Seitenstatusanzeige gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die Aktualität der Inhalte.
Quelle: Midori

2. Setzen Sie ein Mindesthaltbarkeitsdatum

Vergleichen Sie Confluence-Spaces und Seiten mit den Lebensmitteln in Ihrem Kühlschrank: Jedes Nahrungsmittel hat ein anderes Verfallsdatum, nach dessen Ablauf die Qualität zumindest fragwürdig ist. Ebenso können Sie Verfallsdaten für Confluence-Inhalte festlegen. Durch die Festsetzung eines Verfallsdatums stellt Better Content Archiving sicher, dass sich keine vergessenen oder verlassenen Seiten in Ihrem System verstecken. Schließlich können alle Inhalte besser überprüft, aktualisiert oder entfernt werden. Nutzen Sie hier - je nach Anwendungsfall - die Möglichkeiten zur Automatisierung. Das spart Ihnen viel zusätzliche Arbeit.

Content-Quality ist insbesondere dann von höchster Bedeutung, wenn Sie in Ihrem Confluence technische Dokumentationen, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Prozesse, Hilfethemen usw. usf. abbilden. Ihre Mitarbeiter sollten sich darauf verlassen können, dass bestimmte Informationen immer auf dem neuesten Stand sind.

Eine Statistik zur Inhaltsqualität gibt ein Gesamtbild des Confluence-Inhalts wieder.

Quelle: Midori

3. Entfernen Sie unnötige Inhalte

Die hier gezeigten Optionen (Page View Tracking und Page Expiration Tracking) sind Werkzeuge zur Überwachung des Inhaltszustands in Confluence. Diese Funktionen helfen Ihnen, die Autoren und Mitwirkenden auf Trab zu halten und sie zu informieren, wenn ein Teil des Inhalts, für den sie verantwortlich sind, Aufmerksamkeit benötigt.
Nachdem alle notwendigen Erinnerungen und Benachrichtigungen verschickt wurden, ist es an der Zeit, etwas zu unternehmen. Die letzte Phase des Content-Lebenszyklus ist die Verlagerung veralteter oder irrelevanter Inhalte in einen eigenen Archivbereich.
Better Content Archiving verschiebt die Seiten dann automatisch, einschließlich aller Anhänge, Kommentare und Verläufe.

Confluence wird wieder Lieblingswerkzeug

Sobald Sie die Archivierungs- und Reviewregeln festgelegt, sucht das die App Better Content Archiving regelmäßig und selbstständig nach veralteten und zu überprüfenden Inhalten, bittet die zuständigen Benutzer (Owner), sich darum zu kümmern oder verschiebt veraltete Seiten ins Archiv.

Sie geben den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen neues Vertrauen in die Zuverlässigkeit des Contents. Sie stärken die Akzeptanz von Confluence - und im besten Fall können Sie einfach dazu beitragen, dass Confluence wieder zum Lieblingswerkzeug wird (wir empfehlen natürlich den Einsatz der App schon bei der initialen Bereitstellung einer neuen Confluence-Instanz - damit Probleme gar nicht erst auftreten).

Als Atlassian Platinum Solution Partner gehört die demicon GmbH zu den größten Service- und Solutionprovidern im DACH-Raum. Wir sind offizieller Partner von Midori Global Consulting Kft., dem Hersteller der Confluence-App Better Content Archiving for Confluence und beraten Sie gerne mit Blick auf den Einsatz in Ihrer Instanz. Das gilt natürlich auch für alle anderen namhaften Apps, die dabei helfen, dass Ihr Confluence optimal genutzt werden kann.