To-Do-Listen: Effizient in 6 Schritten

To-Do-Listen sind für viele Mitarbeiter eines Unternehmens angesichts ihres großen Workloads essenziell. So bündeln sie doch alle Aufgaben, die abgearbeitet werden müssen und bieten zugleich einen guten Überblick. Dennoch können selbst einfache To-Do-Listen noch produktiver gehandhabt werden. Daher hat der offizielle Atlassian-Blog sechs Tipps geliefert, mit denen das einfach funktioniert.

1. Ihre Liste als Strategie

Alleine beim Erstellen einer To-Do-Liste setzt man sich bereits mit dem auseinander, was man alles erledigen muss beziehungsweise möchte. Das hilft wiederum, seine Gedanken zu sortieren und zu planen, was getan werden muss. Durch diese Fokussierung dient eine To-Do-Liste bereits als erster Schritt einer Strategie, mit der die Liste abgearbeitet wird. Das sollten Sie bereits bei der Erstellung im Hinterkopf behalten.

2. Alle Ideen aufschreiben

Die To-Do-Liste sollte immer griffbereit sein. Denn wenn Ihnen eine Idee durch den Kopf schießt, sollten Sie diese sofort aufschreiben können, sodass sie sich nicht wieder verflüchtigt. Eine To-Do-Liste ist also auch ein guter Platz dafür, Ideen festzuhalten - egal, ob diese sich letztlich als gut oder schlecht herausstellen. Entfernen lassen sie sich schließlich im Handumdrehen. Ist eine Idee festgehalten, können Sie sich wieder auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und verschwenden keine Gedanken daran, die Idee im Hinterkopf zu behalten.

3. To-Dos sind keine Ziele

Es ist ein häufiger Fehler beim Schreiben der To-Do-Listen: Einzelne To-Dos werden schnell mit ganzen Projekten verwechselt. Dabei sind einzelne Punkte einer To-Do-Liste nur Schritte zum Ziel oder Teile eines Projektes, die abgearbeitet werden müssen. So werden To-Dos auch wesentlich präziser formuliert als Projekte, da Letztere aus vielen einzelnen Items bestehen, die letztlich bis zu deren Abschluss abgearbeitet werden müssen.

4. Einen Plan machen

Auch To-Dos können geplant werden. Eine mögliche Kategorisierung in Kurz- und Langzeit-To-Dos ist hierbei eine erste Grundlage. Daraus ergibt sich in der Regel auch automatisch eine gewisse Priorisierung, schließlich müssen kurzfristige Aufgaben eher abgearbeitet werden. Man fokussiert sich dadurch sehr schnell auf das Wesentliche, was erledigt werden muss.

5. Flexible To-Do-Listen

To-Do-Listen sind nicht in Stein gemeißelt. Das bedeutet, dass Items einer solchen Liste je nach neuesten Entwicklungen eines Projekts oder Arbeitsaufwand verschoben werden können und somit auch eine Änderung in ihrer Priorität erfahren können. Hilfreich an dieser Stelle ist es immer, To-Dos in digitaler Form festgehalten zu haben, da sie dort einfacher zu bearbeiten sind. Mit JIRA und Confluence ist es dabei ganz einfach möglich, eine To-Do-Liste zu erstellen und abzuarbeiten.

6. Verknüpfung mit JIRA

Mit JIRA haben Sie bereits eine To-Do-Liste integriert. Denn das Atlassian-Programm zeigt ebenfalls an, was bis wann erledigt werden muss. Zusätzlich sind darin aber alle Prozesse für jedes Teammitglied einsehbar. Eine individuelle Liste, auf die man nur selbst zugreifen kann, ist aber auch leicht erstellbar. Mit den richtigen Berechtigungen ist sie nur für einen selbst einsehbar und mit einem eigenen JIRA-Issue verknüpfbar.

Effizienter arbeiten mit JIRA!

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