Facility Management mit Jira: Ein vielseitiges und effektives Ticketsystem

Große Datenbank

Mit JIRA als Ticket-System bereichert Atlassians Projektmanagement-Tool Ihr Unternehmen um eine Datenbank, die nicht nur zuverlässig, sondern auch enorm leistungsfähig ist. Darin kann die gesamte Inventur, unterschiedliche Geräte-Typen oder Geräte mit ihren jeweiligen Details wie Wartungsdaten dargestellt werden. Mit Hilfe individualisierbarer Notifications können dann Störungen und Probleme in kürzester Zeit ausfindig gemacht und folglich behoben werden.

Für das Inventar kann auch das Add-On Insight vom Atlassian Marketplace verwendet werden. Mit Insight vom Anbieter Riada lässt sich das Asset Management in JIRA durchführen. Dabei wird ein Dependency Mapping sowie eine Impact-Analyse zur Verfügung gestellt. Hinzu kommt die mögliche Verbindung mit dem JIRA Service Management, wodurch Insight auch an das Kundenportal eines Unternehmens geknüpft werden kann.

Flexible Workflows

Das Facility Management benötigt effektive Workflows. Dass es hierfür nicht den einen patentierten Workflow für alle Vorgänge gibt, ist auch klar. Aus diesem Grund bietet JIRA die Möglichkeit, flexible Workflows zu erstellen – inklusive notwendiger Automatisierungen und Benachrichtigungen. Für das Management von beispielsweise eigenen Fuhrparks kann dieses Tool Gold wert sein, da dadurch Prozesse transparent und klar definiert vonstattengehen. Das gilt für Reparaturen wie auch für das Anschaffen neuer Fahrzeuge. Außerdem können Mitarbeitern mit freien Kapazitäten, basierend auf den Workflows und Prozessen, schnell und einfach neue Aufgaben und Tickets zugewiesen werden.

Keine Arbeit geht verloren

Arbeit und Wissen sollten nicht fest an einzelne Mitarbeiter geknüpft sein. Das bedeutet, dass falls ein Mitarbeiter im Urlaub ist oder ein Unternehmen verlässt, dessen Tickets nicht unbearbeitet bleiben sollten – gerade dann nicht, wenn diese hohe Priorität genießen. Mit JIRAs transparenter Übersicht über zu bearbeitende und bereits bearbeitete Tickets sowie einer Estimation und darausfolgender Berechnung zukünftiger Kapazitäten eines Teams kann Mitarbeitern nur Arbeit zugewiesen werden, die sie auch erledigen können.

Auch unterwegs effektiv

Wie in nahezu jeder Branche ist auch im Facility Management das Arbeiten von unterwegs ein elementarer Bestandteil des Arbeitsalltags. Der Vorteil der Atlassian-Suite liegt dabei darin, dass sie ohnehin geräte- und standortunabhängig verfügbar ist und darüber hinaus mobile Anwendungen inklusive individueller Benachrichtigungen bietet, mit denen Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort auf dem Laufenden gehalten werden können.

Zusammenarbeit

Zu effektiver Zusammenarbeit gehört auch transparente Kommunikation und eine gute Documentation. Daher stellt Atlassian mit Confluence und HipChat sowie deren Verbindung zu anderen Atlassianprodukten eine ideale Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit und vorbildliche Kommunikation. So können in Confluence Seiten als Wissensdatenbank oder kollaborative Produktivumgebung verwendet werden. HipChat dient gleichzeitig als Unternehmensmessenger, durch den auch mit externen Kunden kommuniziert werden kann. Auch Confluence-Seiten können zusätzlich für Kunden und Partner freigegeben werden.

Kundenservice mit dem JSM

Da auch der Kundenservice mit dem JIRA Service Management mit Confluence und Co. verbunden werden kann, lässt sich der Helpdesk von Atlassian mit einer endlos großen Wissensdatenbank in Confluence verknüpfen, um damit Kunden zu ermöglichen, Anfragen selbst zu beantworten. Hinzu kommt die Möglichkeit, eingehende Aufgaben direkt zu sortieren. Mit Angaben wie Geschäftsbereichen, Priorität oder Zeitpunkt einer Anfrage wird dann sichergestellt, dass eine Anfrage rechtzeitig beim dafür vorgesehenen Mitarbeiter landet.