IT skalieren - um beim Wachstum immer Schritt zu halten

Effektiv zu skalieren bedeutet, die aufkommende Nachfrage vorherzusehen anstatt nur darauf zu reagieren. Indem Sie Ihre IT-Landschaft für die Zukunft planen, können Sie zukünftige Probleme bewältigen - noch bevor sie eintreten.

Was möchte Ihr Unternehmen in einem Jahr erreicht haben?Wo steht es in fünf oder zehn Jahren?Und was bedeutet dieses Wachstum für Ihren Technologie-Stack?

All diese Fragen sind für jedes wachsende Unternehmen essentiell.

Während Unternehmen, häufig in einem rasanten Tempo, wachsen, ist es die Aufgabe der IT, die täglichen Herausforderungen zu meistern und zeitgleich mit visionären Ideen den Grundstein für die erfolgreiche Skalierung zu legen. Sie sind die Wegbereiter technischer Innovationen, schaffen Wettbewerbsvorteile und stehen angesichts des ständigen und schnellen Wandels häufig unter hohem Druck.

Atlassian weiß das, weil es genau vor den gleichen Herausforderungen steht, wie jedes andere Unternehmen auch.

Wie sich die IT-Teams bei Atlassian entwickeln und wie andere Teams von diesen Erfahrungen profitieren können, kann man von Ross Chippendale, Atlassian's Head of Workplace Technology, erfahren. Ross ist für alles verantwortlich, was mit der IT zusammenhängt, die die Atlassianer tagtäglich nutzen, um die Produkte zu den Kunden zu bringen.Er teilt drei Prinzipien, die es Atlassian ermöglichen, mit dem Wachstum Schritt zu halten und selbstbewusst zu skalieren:

1. Aufbau einer grundsoliden Basis für die Arbeitsplatztechnologie

Mit dem Wachstum kommen Herausforderungen, vor allem in der Technologie. Um diese Herausforderungen angemessen zu bewältigen, muss man mit den Grundlagen beginnen und die die Bausteine, die Kernprinzipien der IT-Infrastruktur verstehen. Eine zuverlässige, sichere und skalierbare Plattform, auf der arbeitsplatztechnische Systeme aufgebaut werden können, ist entscheidend und sollte oberste Priorität haben.

Genau dort begannen Ross und sein Team. "Intern haben wir es Get to Green genannt und die Reise in einer Tabelle auf einer Confluence-Seite abgebildet", sagt Ross. "Ein Bild zu haben, macht es extrem einfach, die Wichtigkeit zu verkaufen. Wenn eine Aufgabe ganz rot war, ist auch besonders befriedigend, zu sehen wenn sie grün wird."

Auf „Grün“ zu kommen bedeutete, einen tiefen Einblick in das zu bekommen, welche Vorrausetzungen Atlassian hatte und brauchte, um die Wachstumsrate zu halten sowie zu übertreffen. Atlassian erkannte schnell, dass sie überall standardisieren mussten, wenn sie eine solide Plattform für ihre arbeitsplatztechnischen Systeme schaffen wollten.

Ross und sein Team nutzten Confluence, um einen Statusbericht zu erstellen, der den Prozess steuert, Änderungen aufzeichnet und das Gesamtbild vermittelt. Auf diese Weise konnten sie sich mit Veränderungen, Wandel und anderen "gotchas" auseinandersetzen, welche mit dem Wachstum einhergehen. Schnelle Skalierung kann schnell sich chaotisch anfühlen. 

Zu Beginn der eigenen Reise sollte man sich an diese vier Schritte vor Augen halten:

• Lernen Sie von Ihren Kollegen. Kontaktieren Sie Ihr Netzwerk und sehen Sie, wie andere Unternehmen die gleichen Probleme lösen. Selten  steht man vor Herausforderung, für die jemand anderes nicht schon eine Lösung gefunden hat. 
• Bleiben Sie bei den Grundlagen. Es hat keinen Sinn, an den Details zu feilen, wenn das System nicht läuft. Bei der Auswahl eines Produkts sollten Sie immer mit den Grundlagen beginnen und sich nach oben arbeiten. 
• Unterschätze nie den Maßstab. Denken Sie darüber nach, wofür Sie bauen, und multiplizieren sie mit zehn (oder mehr). Eine gute Wahl für hundert Menschen ist nicht unbedingt die richtige für tausend. 
• Um schnell zu sein, muss man manchmal langsamer werden. Verstricken Sie sich nicht bei der Suche nach Lösungen, ehe Sie genau wissen, welches Problem Sie zu lösen versuchen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich ein klares Bild von Ihren Anforderungen machen, bevor Sie die Testphase einleiten.

Die Entwicklung der Videokonferenzen bei Atlassian gibt hierfür ein gutes Beispiel.

Als Atlassian die Marke von 1.000 Mitarbeitern durchbrochen hatte, gab es viel zu beachten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen für den Erfolg gerüstet und der steigenden Mitarbeiterzahl immer einen Schritt voraus ist. Atlassian musste seinen Tools von Usage bis Compliance vertrauen, denn das sind die Werkzeuge, um Aufgaben zu erledigen.Für globale Unternehmen sind Videokonferenzen seit jeher eine Schlüsselkomponente, die tagtäglich von Mitarbeitern auf der ganzen Welt genutzt wird. Aber aufgrund des schnellen Wachstums stellte Atlassian fest, dass es sich um eine Free-for-all-Lösung handelte und die Mitarbeiter das einsetzten, wie es ihnen am besten passte. Dies führte zu einem erheblichen Supportaufwand von der technischen Seite, der sich negativ auf Endbenutzerfreundlichkeit auswirkte. Dieses Vorgehen war keine Option, wenn Atlassian smart skalieren wollte.Um den technischen Aufwand zu verringern und positive Erfahrungen zu gewährleisten, hat sich das Unternehmen mit den Mitarbeitern zusammengetan. Und stellte so die Benutzererfahrung in den Vordergrund, angefangen von der Terminierung bis hin zum Versand des Protokolls einer Videokonferenz. Basierend auf Recherchen und Gesprächen konzentrierte sich das Unternehmen auf die Problemstellungen der Mitarbeiter. Die Atlassian Mitarbeitersind nun viel zufriedener mit der Benutzerfreundlichkeit des Videokonferenz-Stacks. Sie können sich nun auf ein einziges Produkt konzentrieren, wodurch der Supportaufwand erheblich reduziert wurde.Jetzt haben Mitarbeiter auf der ganzen Welt eine konsistente und positive Meeting-Erfahrung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich um technische Probleme zu kümmern.

2. Seien Sie proaktiv, nicht reaktiv.

So wichtig eine starke IT-Basis auch ist, Sie brauchen dennoch einen Plan, um dem Wachstum Ihres Unternehmens immer einen Schritt voraus zu sein. Auf diese Weise können Sie selbstbewusst skalieren und eine langfristige Strategie zur Skalierung von Teams, Anwendungen und Infrastruktur entwickeln. Wenn Sie dies nicht tun, laufen Sie Gefahr, dass Sie bis zur Anpassung hinter der Entwicklung zurückbleiben und Ihre unternehmenswichtigen Ressourcen strapaziert werden."Atlassian musste alles für ein größeres Unternehmen bauen, als das, welches es eigentlich war", so Ross Chippendale, Leiter der Arbeitsplatztechnologie.Ross und sein Team standen vor der Aufgabe, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre beste Arbeit mit so wenig negativen Einflüssen wie möglich leisten konnten. Damit sie proaktiv sein konnten, musste das Unternehmen sich eingestehen, dass es kein Start-up mehr war. Mit diesem Umdenken kam der Wandel: die Berücksichtigung der Skalierbarkeit bei jedem Schritt, von der Entstehung bis zur Auslieferung. Deshalb konzentriert sich Atlassian auf die Einführung von Produkten und Tools, die mitwachsen können.

Glücklicherweise ist es sowohl einfach als auch effektiv "größer" zu denken:

• Denken Sie gründlich darüber nach, was Sie mit ihrer Technologie erreichen möchten. Sobald man sich entschieden hat, sollte man schnell handeln, ansonsten besteht bald keine Notwendigkeit mehr. 
• Nehmen Sie sich Zeit, um über die Trends der Technologiebranche informiert zu sein und darüber, was andere Branchen mit der Technologie machen. So werden Sie nicht überrascht sein und können proaktiv strategische Empfehlungen für Ihr Unternehmen abgeben. 
• Haben Sie immer einen Plan B und C, insbesondere bei Lieferantenverhandlungen. Man weiß nie, was passieren kann, wenn sich ein Deal entwickelt oder man zum Ausgangspunkt zurückzukehren muss.

3. Seien Sie darauf vorbereitet, zu scheitern.

"Vielleicht ist die einzige Sache, die schwieriger ist als die Vorbereitung auf das Wachstum, die Reaktion auf das Wachstum mit hoher Geschwindigkeit", so Ross. Durchlaufzeiten können den Erfolg eines Unternehmens bestimmen. Um angemessen auf das Wachstum zu reagieren, müssen Sie eine Kultur des Experimentierens und der Toleranz für iterative Verbesserungen annehmen, also eine Kultur, die die Fähigkeit unterstützt, zu versagen und schnell zu lernen.Verwenden Sie das Atlassian Team Playbook, um eine Kultur der Iteration zu fördern. Die End-to-End-Demo ist eine großartige Technik, um frühzeitig Feedback zu erhalten, während die Rückmeldung Ihnen hilft zu lernen und sich anzupassen."Die Single-Sign-On-Implementierung war stark von der Fail-Fast Philosophie geprägt", erklärt Ross. "Wir hatten mehrere Fehlstarts, lernten aber jedes Mal, änderten den Kurs und testeten unsere Ergebnisse mit einer neuen MVE (Minimum viable experience), bis wir zuversichtlich genug waren, groß zu werden. Und schon damals haben wir die Plattform großzügig angelegt, aber nach und nach SSO-Anwendungen eingeführt."

Viele Führungskräfte mögen diesem iterativen Ansatz kritisch gegenüber stehen, weil sie befürchten, dass die IT schlecht aussieht oder Rückschläge erhält, wenn eine weniger perfekte Lösung eingeführt wird. Deshalb sind Transparenz und der Aufbau einer Kultur, die iterative Ansätze akzeptiert, wichtig. Während des gesamten Prozesses holten Ross und sein Team Feedback von den Mitarbeitern von Atlassian ein. Sie setzten die Plattform in frühen Phasen ein und holten sich während des gesamten Projekts Feedback ein, während sie gleichzeitig schnell testeten und voranschritten.Die Realisierung der Leistungsfähigkeit von schnellen iterativen Releases hat Atlassians Ansatz bei so ziemlich jeder anderen Initiative geprägt und dem IT-Team geholfen, das Wachstum zu planen, an der Spitze zu bleiben und mit der Skalierung Schritt zu halten.

Autor des englischsprachigen Originaltextes: Jacob Shepard, Product Marketing Manager von Atlassian

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