Das war unser miniADEMU im Juni: Atlassian AI, Strategic Success mit OKRs sowie Confluence & Jira auf einem Dashboard

In der Juniausgabe unseres Kundenevents miniADEMU wurden die neuesten Entwicklungen und Einsatzmöglichkeiten innerhalb der Welt von Atlassian vorgestellt.

Steigerung von Effizienz & Produktivität durch KI-Technologien

Atlassian Intelligence

Was ist Atlassian Intelligence?
Atlassian Intelligence ist eine KI-gestützte Palette von Funktionen, die nahtlos in die Produkte von Atlassian integriert ist. Diese Suite nutzt sowohl intern entwickelte KI als auch Technologien von OpenAI, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen und zu optimieren. Die KI-Funktionen sind speziell darauf ausgelegt, die Effizienz zu steigern und die Arbeitsbelastung zu reduzieren.

Warum Atlassian Intelligence?
Die Hauptvorteile von Atlassian Intelligence liegen in der erheblichen Effizienzsteigerung und der Beschleunigung von Arbeitsprozessen. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen Unternehmen auf Premium- oder Enterprise-Pläne umsteigen. Die Verwaltung der KI-Funktionen obliegt den Organisationsadministratoren, die sicherstellen, dass alle Sicherheits- und Vertrauensstandards eingehalten werden.

Wie funktioniert Atlassian Intelligence?
Die KI von Atlassian basiert auf den Prinzipien der verantwortungsvollen Technologie und ist durch strenge Sicherheits- und Vertrauensstandards geregelt. Die Datenschutzrichtlinien und der Kundenvertrag von Atlassian gewährleisten den sicheren Umgang mit Daten und respektieren die Berechtigungen innerhalb der Produkte.

Anwendungsbeispiele:

• Confluence: Inhalte generieren, transformieren, zusammenfassen und Fragen beantworten.
• Jira: Vorgänge suchen, Inhalte generieren und transformieren, sowie Automatisierungen durchführen.
• Jira Service Management: KI-gestützte Vorschläge für Anfragetypen, Felder und Antworten, sowie Alert-Gruppierung und Anfragetypen-Triage.
• Bitbucket: Pull-Request-Beschreibungen erstellen, Kommentare generieren und den Ton von Kommentaren anpassen.
• Trello: Inhalte in Kartenbeschreibungen und Kommentaren generieren, zusammenfassen, Aktionselemente finden und die Rechtschreibung verbessern.

Best Practices für Prompts:

• Verwenden von Aktionswörter wie "erstellen", "entwerfen" und "vorschlagen".
• Einfach beginnen und später Details hinzufügen.
• Anschließendes Überprüfen und Verfeinern der KI generierten Ausgaben.

Atlassian Rovo

Was ist Atlassian Rovo?
Atlassian Rovo ist ein neues Produkt, das sich derzeit in einem Closed Early Access befindet und für Unternehmen mit Premium- und Enterprise-Plänen verfügbar ist. Es basiert auf dem "Atlassian Teamwork Graph" und dient als großes Wissensmodell für das gesamte Unternehmen.

Funktionen von Atlassian Rovo:

• Rovo Find: Rovo Find liefert die relevantesten Ergebnisse über alle SaaS-Apps hinweg direkt an den Arbeitsplatz und hilft, verstreute Daten schnell zu finden.
• Rovo Learn: Anhand der Interaktion mit Rovo Chat und den dort gestellten Fragen, wird ein tiefes Verständnis zu organisatorischen Themen erlangt. 
• Rovo Act: Selbst hochleistungsfähige Teams können Unterstützung gebrauchen. Rovo Agents verstehen komplexe Aufgaben und treffen die richtigen Maßnahmen, um Ziele zu erreichen. Einer dieser Agenten ist der Backlog Buddy. Er optimiert und organisiert Jira-Projekte, indem er Aufgaben bereinigt und priorisiert, um sicherzustellen, dass der Projekt-Backlog ordentlich und aktuell bleibt. Zu den Funktionen gehören Abhängigkeitsmapping, Erkennung von Duplikaten, Priorisierung, Gruppierung und Aufteilung von Aufgaben sowie die Identifizierung von Experten.

Erfolgreiche Steuerung und Erreichung von strategischen Zielen durch OKRs in Jira

Nach dem Formulieren von strategischen Unternehmenszielen, IT-Zielen oder Projektzielen folgt nach kurzer Zeit die ernüchternde Überraschung, dass insbesondere langfristige Ziele in ihrer Erreichung sehr herausfordernd sind. Gründe dafür sind sich ändernde Rahmen- und Umweltparameter und ein nicht ausreichendes Alignment der strategischen Ziele innerhalb der gesamten Organisation. 

OKRs – Objectives und Key Results – sind eine Methode zur Formulierung und agilen Steuerung von Zielen, die genau diese Herausforderungen adressiert. Die Methode wurde ursprünglich von Intel entwickelt und wird von vielen Unternehmen, bspw. Google, genutzt, um sich in einem ständig ändernden Umfeld mit zunehmender Dynamik und Komplexität auf die richtigen Dinge zu konzentrieren. 

Warum OKRs?
Mit OKRs (Objectives and Key Results) können Unternehmen klare Ziele setzen und Fortschritte messen. Durch OKRs werden Ziele für alle im Team sichtbar und durch die regelmäßige Überprüfung bleiben die Teams fokussiert und können schnell auf Veränderungen reagieren. OKRs fördern die Zusammenarbeit und Motivation –  jeder Mitarbeiter*in versteht, wie seine Arbeit zum Gesamterfolg beiträgt. Insgesamt sorgen OKRs dafür, dass alle im Unternehmen auf dieselben Ziele hinarbeiten und alle Tätigkeiten gut koordiniert sind. Das führt zu den gewünschten Ergebnissen und einer gestärkten Unternehmenskultur.

Was sind OKRs?
OKR (Objectives and Key Results) ist ein agiles Framework zur Steuerung und Erreichung von Zielen. Die Methode wird eingesetzt, um Strategien erfolgreich umzusetzen und Alignment rund um die zu erreichenden Ziele zu schaffen. 

OKRs bestehen aus einem Objective und mehreren Key Results und Initiatives. Das Objective beschreibt qualitativ ein wünschenswertes, motivierendes und ambitioniertes Ziel. Objectives formulieren einen zu erreichenden Zustand in der Zukunft und geben dem Team eine klare Richtung vor. Key Results sind spezifische messbare Ergebnisse, die den Fortschritt der Objectives transparent nachverfolgen. Key Results sind quantitativ und zeitgebunden und können objektiv bewertet werden. Um die Key Results durch konkrete Maßnahmen und Aufgaben umzusetzen, werden Initiatives abgeleitet. Initiatives beschreiben konkrete Tätigkeiten, die erfolgen müssen, um das zugehörige Key Result zu beeinflussen.

Die Implementierung von OKRs beginnt ausgehend von den strategischen Unternehmensziele, IT-Zielen oder von Projektzielen. Auf Abteilungs- und Teamebene werden anschließend OKRs formuliert. Durch regelmäßige Überprüfungen - meist vierteljährlich - wird der Fortschritt bewertet und Anpassungen werden vorgenommen.

OKRs im Atlassian Ökosystem
Neben der korrekten Anwendung der Methode ist die Toolunterstützung essentiell für den Erfolg von OKRs. Im Atlassian Ökosystem gibt es vielfältige Möglichkeiten für eine digitale und integrierte Arbeitsweise mit OKRs. Egal ob in Jira Align oder innerhalb des Jira Standards gelingt es, Ziele zu definieren, deren Fortschritt zu verfolgen und eine transparente Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb von Teams zu schaffen. In Jira Align werden OKRs unternehmensweit sichtbar, wodurch ein klares Alignment auf allen Ebenen gelingt. Teams können explizit Objectives und Key Results erstellen und mit den Unternehmenszielen verknüpfen.  

In Jira Standard können OKRs durch unterschiedliche Vorgangstypen abgebildet werden, wobei zugleich eine nahtlose Integration in die Projekt- und Aufgabenverwaltung gelingt. 

Confluence und Jira - One Dashboard to rule Them all

Die Arbeitslast ist für viele sehr hoch – eigene Aufgaben müssen erledigt werden, parallel dazu müssen Projekte überblickt werden, in denen man mitwirkt, Teams müssen gesteuert werden, für die man verantwortlich ist, Portfolios müssen gemanagt werden, die maßgeblich für den Unternehmenserfolg sind und vieles mehr.
Der erste Ansatz, um diese Menge an Informationen unter Kontrolle zu bringen: Ein Dashboard wird benötigt!
Kaum ist diese Anforderung am Tisch, weiß man auch schon, was zu tun ist… es muss bunt sein, blinken und blitzen und voller relevanter Informationen sein. 
Doch am Ende des Tages ist doch wichtig: Was sagt das Dashboard aus?

“Ist doch schnell gemacht!”
Die meisten Dinge liegen heute als Daten vor, z.B. als Arbeitspakete in Jira oder Tasks in Confluence. Mit diesen Daten ist ein Dashboard auch schnell gebaut. Zusätzlich findet man in Jira – je nach installierten Apps – mehr als 50 Gadgets. Doch ist damit schon alles Nötige vorhanden?
Auch wenn sich Dashboards in Jira schnell zusammenklicken lassen, bedeutet das nicht, dass sie damit auch schnell in brauchbarer Form zur Verfügung stehen.

Welche Fehler man vermeiden sollte

Wegen Überfüllung geschlossen
Auch wenn viel Information zu verarbeiten ist, sollte sich diese Menge im Dashboard nicht widerspiegeln. Genau das möchte man mit einem Dashboard eigentlich verhindern.

Wer bist du und was machst du hier?
Auch im ersten Moment übersichtliche Dashboards können “unpassend” gestaltet sein, z.B wenn die dargestellten Gadgets verständlich sind, jedoch der gemeinsamen Kontext und Fokus fehlt. 

Der Teufel liegt im Detail
Neben zu vielen Gadgets kann es auch zu vielen Details kommen, zumeist in Form von zu viel Text. Hauptverdächtige sind Listen: Diese sind für Dashboards generell nur bedingt geeignet (z.B. für Aufgabenlisten). 

Falsche oder sinnlose Daten
Es klingt logisch und fast banal, aber falsche Daten machen ein Dashboard schlecht. Das Problem ist jedoch zu erkennen, ob Daten falsch sind. Listen lassen sich noch leicht validieren. Aggregierte Daten sind jedoch schwerer zu prüfen.

How to Dashboard like a Pro

Um ein gutes Dashboard zusammenstellen zu können, müssen bestimmte Informationen vorab definiert werden. Hier sollten auch die zukünftigen Nutzer*innen eingebunden werden.

Kenne deine Zielgruppe

“No Dashboard to rule Them all”. In Wahrheit benötigt es pro Zielgruppe und/oder Zweck ein eigenes Dashboard, z.B. ein eigenes für:

• persönliche Tasks - “One Dashboard to rule My tasks.”
• Teamtasks - “One Dashboard to rule Their tasks.”
• Projektübersicht - “One Dashboard to rule Its tasks.”
• Portfolioübersicht - “One Dashboard to rule All tasks.”

Weniger ist mehr

Ein Learning aus den Fehlern davor:

• Konzentration auf die wichtigen Dinge. Ein wichtiger Ansatz im Taskmanagement ist das richtige Priorisieren. Das sollte sich im Task Management Dashboard widerspiegeln.
• Richtig aggregiert, reicht oft ein Überblick aus. Von diesem kann man dann ins Detail gehen. Das lässt sich in Jira leicht bewerkstelligen.
• Eine Liste ALLEN Tasks bringt keinen Überblick und wirkt erdrückend.

Choose your weapon

Das wer und was ist bekannt - fehlt nur noch das Wie. 
Hier ein guter Einstieg für weitere Überlegungen.

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