Nachlese ADEMU November 2024

Die digitale Transformation stellt Unternehmen weltweit vor immense Herausforderungen – aber auch vor nie dagewesene Chancen. Innovative Technologien und durchdachte Prozesse sind der Schlüssel, um Effizienz, Transparenz und Kundenorientierung auf ein neues Niveau zu heben. Auf dem diesjährigen ADEMU (Atlassian demicon Userforum) bei ENGEL AUSTRIA GmbH in Schwertberg, wurden aktuelle Praxisbeispiele präsentiert, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen diese Herausforderungen meistern und gleichzeitig innovative Ansätze in Sachen Digitalisierung leisten.

Von der zentralen Unternehmensplattform über optimierte ServiceDesk-Prozesse bis hin zu ganzheitlichem Change Management – die vorgestellten Ansätze zeigen, wie Fortschritt und Effizienz Hand in Hand gehen können. Erleben Sie die Erfolgsgeschichten des ADEMU erneut und erfahren Sie, welche durchdachten Entscheidungen diese Erfolge möglich gemacht haben.

Zentrale Plattform für Unternehmensinformationen: Wie ENGEL AUSTRIA GmbH neue Maßstäbe setzt

Julia Penkner und Karl Jechtl von ENGEL AUSTRIA GmbH präsentierten eine innovative
Lösung, wie durch die Integration von Enterprise Architecture Management (EAM) mit ADOIT
und Confluence eine zentrale Plattform für Unternehmensinformationen geschaffen wurde. Ihr Ziel: Komplexität reduzieren, Übersichtlichkeit schaffen und Prozesse effizienter gestalten.

Die Herausforderung lag darin, eine einheitliche und leicht zugängliche Struktur für Unternehmensbausteine wie Rollen, Personen, Prozesse und Anwendungen zu etablieren. Die Lösung kombiniert ADOIT, das essenzielle Geschäftsobjektdaten liefert, mit Confluence als flexibler Dokumentationsplattform. Für jedes Geschäftsobjekt wird automatisch ein Arbeitsbereich in Confluence erstellt. Dies erleichtert es, relevante Informationen intuitiv zu finden – seien es Rollen, ihre Verknüpfungen mit Prozessen oder die zugrunde liegenden Anwendungen.

Das Ergebnis überzeugt: Mit dieser automatisierten Dokumentationsstruktur hat ENGEL eine konsistente digitale Unternehmenslandschaft geschaffen. Der EAM-Blaupause verbessert den Zugang zu zentralen Informationen und bietet eine Grundlage für nachhaltige Effizienz sowie strategische Weiterentwicklung.

Dank optimierter Prozesse im ServiceDesk zu exzellentem Kundenservice

Klare Strukturen und gezielte Automatisierungen haben die Abläufe im ServiceDesk der Oberösterreichischen Versicherung AG grundlegend verbessert. Spannende Eindrücke in die Umsetzung dieser Maßnahmen sowie deren dabei gewonnene Erkenntnisse gewährte am ADEMU Christoph Zierhut.

Um der steigenden Komplexität im Arbeitsalltag gerecht zu werden, setzte das Unternehmen auf eine Optimierung der Ticketbearbeitung, eine verbesserte IT-Asset-Verwaltung und automatisierte Eskalationen für SLAs. Diese Anpassungen führten zu einer spürbaren Steigerung der Effizienz, einer höheren Transparenz und einer deutlich erweiterten Wissensbasis.

Neben den Erfolgen wurden auch Herausforderungen thematisiert, wie etwa die Unterschiede zwischen Cloud- und Data-Center-Lösungen oder mögliche Risiken durch übermäßige Automatisierung. Diese Erfahrungen nutzt das Unternehmen, um seine Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Die langfristige Zielsetzung ist klar definiert: Jira soll als zentrale Service-Management-Plattform etabliert werden, um Synergien weiter auszubauen und Abläufe noch effizienter zu gestalten.

Mastering Change: Ace Your Transformation

Ob strategische Neuausrichtungen, organisatorische Umgestaltungen, Anpassungen von Arbeitsabläufen oder die Einführung neuer IT-Tools – jede Veränderung im Unternehmen erfordert eine gezielte Begleitung, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.
Sabrina Schwarzgruber von demicon Austria zeigte eindrucksvoll die Bedeutung von Change Management als essenzielle Unterstützung während der digitalen Transformation von Unternehmen auf. Sie bot praxisorientierte Einblicke in die Anwendung einfacher, aber effektiver Werkzeuge für eine gelungene Kommunikation.
Das Change Management Modell ACE - Align, Communicate, Empower von demicon Austria dient als umfassender Werkzeugkasten für eine professionelle und erfolgreiche Begleitung von Veränderungsprozessen.

• Align: Klare Zieldefinition und Ausrichtung der Maßnahmen an der bestehenden Unternehmenskultur.
• Communicate: Transparente, nachvollziehbare Kommunikation und eine überzeugende Darstellung der Notwendigkeit der Veränderung.
• Empower: Nachhaltige Verankerung durch gezielten Wissensaufbau und vielfältige Trainings- und Lernformate.
  
  

Die digitale Transformation gelingt durch eine ganzheitliche Betrachtung und die gezielte Adressierung von Menschen, Prozessen und Technologien:

• Menschen müssen die Veränderung verstehen und von der Vision begeistert werden – ihre Motivation ist der Schlüssel.
• Prozesse sollten kritisch hinterfragt und optimiert werden, um Effizienz und Wertschöpfung zu steigern.
• Technologien schaffen Transparenz und ermöglichen effiziente Zusammenarbeit, wenn sie gezielt und sinnvoll eingesetzt werden.
  
  Jede Veränderung ist eine Chance, Strukturen und Abläufe zu verbessern – mit dem richtigen Change Management gelingt dies nachhaltig und erfolgreich.

The best service management in the world? All in Jira, of course!

Effiziente IT-Prozesse sind in der heutigen Geschäftswelt unverzichtbar. Die Plattform JARVIS, vorgestellt von Mario Zopf, integriert alle Serviceprozesse eines Unternehmens – von Strategie über Projekt- bis hin zu Incident-Management.

Das Ergebnis: Nahtlose Workflows und maximale Transparenz.

Ein herausragendes Beispiel liefert die Energie AG Oberösterreich, ein führender Energieversorger und Betreiber kritischer Infrastrukturen. Das Unternehmen hat eine ganzheitliche Lösung für Serviceprozesse etabliert. Jira Service Management, Confluence, Power BI, Microsoft 365, Shoppie und StatusPage werden genutzt, um die Benutzerakzeptanz und Effizienz zu steigern. Besonders beeindruckend ist die MS-Teams-Integration, die es Anwendern ermöglicht, direkt aus dem Issue heraus in Teams zu chatten, während der gesamte Verlauf automatisch im Issue dokumentiert wird – ein Feature, das die Benutzerzufriedenheit und die Effizienz gleichermaßen erhöht.

Zentral für diese Lösung ist die CMDB (Configuration Management Database), die Datenmanagement und Standortdienste für IT und kritische Infrastrukturen vereint. Die Energie AG Oberösterreich zeigt damit, wie eine durchdachte Plattformstrategie die Serviceprozesse nachhaltig transformieren kann.

Die Magie der Schnittstellen: Nahtlose Integrationen für optimale Workflows

Schnittstellen und Integrationen sind essentiell, um moderne IT-Systeme miteinander zu verbinden und komplexe Anforderungen zu erfüllen. Sie erleichtern reibungslose Übergänge zwischen Anwendungen, sorgen für effiziente Workflows und schaffen eine zentrale Datenquelle. Dadurch werden Daten konsistent gehalten, agiles Arbeiten unterstützt und eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht.

Durch die Verbindung verschiedener Systeme lassen sich technische Prozesse optimieren und gleichzeitig die Flexibilität bewahren, die in agilen Arbeitsumgebungen notwendig ist. Tools wie Exalate, Zapier, Git-Integration für Jira oder Slack-Integrationen vereinfachen die Einbindung und Kommunikation.

REST-APIs spielen bei der Systemverknüpfung eine Schlüsselrolle. Sichere Authentifizierung, Datenverschlüsselung und ein strukturiertes Logging zählen zu den Best Practices, um Integrationen stabil und sicher zu gestalten. Middleware-Lösungen kommen ins Spiel, wenn Standardlösungen nicht ausreichen, und ermöglichen flexible Anpassungen für spezifische Anforderungen.

Sorgfältig implementierte Integrationen steigern Effizienz, fördern Zusammenarbeit und gewährleisten konsistente Daten. Mit strategischer Planung schaffen Unternehmen eine zukunftssichere IT-Landschaft und optimieren ihre Prozesse nachhaltig.

Task Management für Großprojekte: Wiener Wohnen setzt Maßstäbe

Die Verwaltung komplexer Bauprojekte stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen: Viele Beteiligte, unzählige Aufgaben und Termine sowie der Bedarf an Transparenz erfordern innovative Lösungen. Wiener Wohnen mit Gerulf Weber, hat diese Herausforderung erfolgreich gemeistert und zeigt, wie digitale Tools wie Jira genutzt werden können, um Prozesse effizienter und strukturierter zu gestalten.

Mit mehreren hunderttausenden Wohnungen und zahlreichen Bauvorhaben setzte das Unternehmen auf eine zentrale Plattform, die alle Projektbeteiligten vernetzt. Der erste Schritt war die Einführung von Jira für das Task Management, um Aufgaben und Termine zentral zu steuern. Aufbauend darauf entstand der „Vergabekalender+“, ein Tool zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen, das Transparenz und nahtlose Abläufe sicherstellt.

Dank umfangreicher Schulungsprogramme konnten Mitarbeitende die neue Plattform schnell und effektiv nutzen. Das Ergebnis: Effizientere Bauprojekte, klarere Kommunikation und ein beeindruckendes Beispiel für den Erfolg digitaler Transformation.

Abschluss

Die Praxisbeispiele auf dem ADEMU verdeutlichen, dass Digitalisierung weit mehr als der Einsatz neuer Technologien ist. Sie erfordert eine klare Vision, mutige Entscheidungen und ein harmonisches Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und IT. Ob durch zentrale Informationsplattformen, optimierte Service-Management-Lösungen oder ganzheitliches Change Management – Unternehmen, die die digitale Transformation aktiv gestalten, schaffen nicht nur Effizienz und Transparenz, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil. Mit dem richtigen Ansatz und einer konsequenten Umsetzung können Unternehmen die Herausforderungen der digitalen Ära nicht nur bewältigen, sondern sie auch als Chance nutzen, um neue Maßstäbe zu setzen.

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