Nachlese miniADEMU September 2024

Mit drei spannenden Atlassian-Themen ging das miniADEMU im September in die finale Runde für 2024. Hier können Sie die wichtigsten Highlights in der Nachlese entdecken.

Effektive Nutzung und Anpassung von Jira-Projektvorlagen

Projektvorlagen in Jira sind ein oft unterschätztes Tool im Atlassian-Ökosystem, das für zahlreiche Unternehmen eine wertvolle Unterstützung bietet. Durch die Möglichkeit, Vorlagen individuell anzupassen, lassen sich die unterschiedlichen Anforderungen der Endnutzer*innen besser erfüllen und der Mehrwert der Software signifikant steigern.

Überblick: Jira-Standardvorlagen 

Jira bietet verschiedene Standardvorlagen, die nach Produktkategorien und Art strukturiert sind. Diese Vorlagen umfassen grundlegende Funktionen wie Vorgangstypen, Workflows, Berechtigungsschemata und Benachrichtigungen. Allerdings sind diese Vorlagen häufig limitiert, was eine individuelle Anpassung oder Erweiterung notwendig macht.

Eigene Vorlagen erstellen
Der größte Vorteil eigener Projektvorlagen in Jira liegt in der Flexibilität, Projekte auf spezifische Anforderungen zuzuschneiden. Dies ermöglicht nicht nur eine höhere Effizienz, sondern auch eine Standardisierung von Prozessen. Über die Funktion „Shared Configuration“ können Anpassungen an einer Vorlage automatisch auf alle damit verbundenen Projekte übertragen werden.

Erweiterungsmöglichkeiten durch Apps
Für Nutzer*innen, die noch mehr Flexibilität und Automatisierungsfunktionen benötigen, gibt es zahlreiche Apps, die Jira erweitern. Einige der wichtigsten Anwendungen umfassen:

• Delegated Project Creator for Jira: Diese App ermöglicht es Nicht-Admins, Projekte basierend auf Vorlagen zu erstellen, wodurch Administratoren entlastet werden.
• Templating.app: Unterstützt die Erstellung komplexer Projekt- und Vorgangsvorlagen sowie fortgeschrittene Automatisierungsoptionen.
• Deep Clone for Jira: Ideal für das Kopieren detaillierter Projektstrukturen über mehrere Instanzen hinweg.

Praktische Tipps zur Nutzung von Jira-Vorlagen

Um das Potenzial von Jira-Projektvorlagen voll auszuschöpfen, sollten Admins und Nutzer*innen einige bewährte Best Practices berücksichtigen:

1. Ausführliche Vorlagenbeschreibung: Eine detaillierte Vorlagenbeschreibung auf der Atlassian-Homepage bietet oft mehr Informationen als die kurzen Texte im Projekterstellungsbildschirm.
2. Vorlagen für Benutzer zugänglich machen: Vorlagen sollten leicht zugänglich und klar strukturiert sein. Dies umfasst eine standardisierte Benennung, eine klare Kategorisierung und die Bereitstellung von Beispielprojekten.
3. Automatisierung einsetzen: Besonders für komplexe Vorgänge, die ein hohes Maß an Automatisierung erfordern, können Apps nützlich sein. Sie ermöglichen die Delegation von Aufgaben weg vom Admin und bieten fortschrittliche Automatisierungsoptionen, wie das Erstellen vordefinierter Confluence-Spaces oder Dashboards.
4. Manuelle Checklisten verwenden: Wo Automatisierung nicht möglich ist, helfen manuelle Checklisten, die Effizienz bei der Projekterstellung aufrechtzuerhalten.

Die richtige Verwendung von Projektvorlagen in Jira kann den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Besonders durch die Erweiterung mit Apps und Automatisierungstools lassen sich Prozesse optimieren und gleichzeitig der Verwaltungsaufwand für Administratoren reduzieren. Es bleibt jedoch wichtig, eine Governance-Struktur für Vorlagen zu etablieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Managing Projects like a Pro
How to redefine company-wide Project Management into a seamless masterpiece

Knapp die Hälfte aller Projekte überschreiten die geplanten Kosten, über 80% halten Termine nicht ein, und der Kundennutzen wird oft vernachlässigt. Die Ursache liegt häufig in fehlendem Fokus auf Projektmanagement.

Professionelles Projektmanagement ist der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg von Digitalisierungsvorhaben in Unternehmen! Ein gut etabliertes und funktionierendes Projektmanagement schafft klare Strukturen, optimiert den Einsatz von Ressourcen und fördert eine lebendige Kommunikation im Team. Mit einer übergeordneten Projektsteuerung und einem proaktivem Risikomanagement werden Herausforderungen in Chancen verwandelt.

Erfolg beginnt mit einem starken und professionellen Projektansatz!

Ganzheitliches Projektmanagement – Von der Strategie bis zum passenden Vorgehensmodell

Ganzheitliches Projektmanagement setzt als Basis auf den Grundlagen auf – die drei Bestimmungsgrößen im Projektmanagement: Zeit, Kosten und Qualität. Diese drei Parameter befinden sich während der gesamten Projektlaufzeit in einem permanenten Ziel-Mittel-Konflikt und bedürfen einer kontinuierlichen Aussteuerung.

Im Kontext eines unternehmensweiten einheitlichen Projektmanagementansatzes bedeutet es nicht nur die Grundlagen des Projektmanagements methodisch zu berücksichtigen, sondern auch eine einheitliche Definition von Projekten und Projektartefakten zu schaffen.

Strategie

Die strategische Ebene im Projektmanagement fokussiert neben einer unternehmensweit harmonisierten Vorgehensweise für Projekte, die bspw. durch ein Projektmanagement-Handbuch dokumentiert werden kann, auch die Identifikation und Anwendung von Bewertungskriterien, durch die sichergestellt werden kann, dass die zur Verfügung stehende Projektressourcen im Sinne der Unternehmensziele eingesetzt werden. Strategisches Projektmanagement bedeutet, Projekte so auszurichten, dass sie die langfristigen Unternehmensziele unterstützen.

Projektportfolio Management

Das Projektportfolio Management hilft bei der zentralen Steuerung von allen geplanten und laufenden Projektvorhaben und sorgt für einen geordneten Projektabschluss. Es umfasst die Auswahl, Bewertung und Überwachung von Projekten, um den Gesamtwert des Portfolios zu maximieren und Risiken zu minimieren.

Projektmanagement

Die professionelle Abwicklung von Projekten beginnt bei der überlegten Planung des Vorhabens und der Auswahl des geeigneten Vorgehens. Nicht jedes Vorhaben ist für die Anwendung von agilen Methoden geeignet. Ein nachhaltiger Projekterfolg gelingt durch ein laufendes Projektcontrolling der drei Bestimmungsgrößen Zeit, Kosten und Scope.

Professionelles Projektmanagement im Atlassian System of Work

Das Atlassian Ökosystem ermöglicht die End-to-End-Digitalisierung aller Projektabläufe in einer Organisation – von der Strategie bis hin zur effizienten Abarbeitung von Projektaufgaben. Mit „Atlassian System of Work“ werden alle Tätigkeiten eines Unternehmens an einem Ort zusammengeführt – für einen ganzheitlichen und globalen Überblick. So können Projektmitglieder vernetzt und abgestimmt arbeiten, auf dasselbe Ziel hinarbeiten – und das alles, ohne eine einzige Plattform verlassen zu müssen.

CMDB als Herz einer guten ITSM-Lösung

Eine Configuration Management Database (CMDB) und ein Servicekatalog sind das Herzstück einer effektiven IT Service Management (ITSM)-Lösung, da sie Transparenz und Kontrolle über die IT-Umgebung schaffen. Die CMDB dokumentiert alle IT-Ressourcen und deren Beziehungen, was bei der Fehlerbehebung und dem Change-Management essenziell ist.

Sie ermöglicht es IT-Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren. Der Servicekatalog stellt sicher, dass IT-Dienstleistungen klar definiert und leicht zugänglich sind, was zu einer verbesserten Nutzererfahrung und effizienteren Prozessen führt. Atlassian Jira Service Management integriert diese Kernkomponenten nahtlos, sodass Teams nicht nur Anfragen effizienter verwalten, sondern auch ihre IT-Infrastruktur durch die CMDB besser überwachen und steuern können. Dies trägt entscheidend dazu bei, den Geschäftsbetrieb zu optimieren und die Servicequalität zu erhöhen.

Ein DRP als Ergebnis einer sauber aufgesetzten CMDB

Ein Disaster Recovery Plan (DRP) kann aus den Informationen einer CMDB und eines Servicekatalogs effektiv erstellt werden. Die CMDB liefert eine umfassende Übersicht aller kritischen IT-Assets, deren Abhängigkeiten und Beziehungen. Diese Informationen sind entscheidend, um die wichtigsten Systeme und Anwendungen zu identifizieren, die im Falle eines Ausfalls priorisiert wiederhergestellt werden müssen. Der Servicekatalog ergänzt diese Daten, indem er aufzeigt, welche Dienstleistungen für das Unternehmen unverzichtbar sind und welche Service Level Agreements (SLAs) gelten. Basierend auf diesen Informationen kann der DRP eine klare Strategie zur schnellen Wiederherstellung von Diensten entwickeln, einschließlich Wiederherstellungszielen und Verantwortlichkeiten. Ein integriertes Tool wie Atlassian Jira Service Management hilft dabei, den DRP zu planen und zu verwalten, indem es Echtzeit-Transparenz in IT-Systeme bietet und sicherstellt, dass Teams im Ernstfall schnell reagieren können.

Mit Hilfe von Assets Data Manager zu sauberen Daten

Mit dem Assets Data Manager können Unternehmen ihre IT-Asset-Daten aus verschiedenen Quellen zentral und konsolidiert in Jira Service Management importieren. Eine saubere Datenqualität wird dabei durch eine Reihe von Funktionen und Best Practices unterstützt:

1. Konsolidierter Import: Der Assets Data Manager ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen – wie Excel, CSV, oder Drittanbieter-Tools – zusammenzuführen. Dabei werden doppelte oder inkonsistente Einträge identifiziert und bereinigt, was die Datenintegrität gewährleistet.
2. Datenvalidierung: Während des Importprozesses bietet das Tool integrierte Validierungsmechanismen, die dafür sorgen, dass nur gültige Daten importiert werden. Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze werden markiert und können vor dem Import korrigiert werden.
3. Automatisierte Updates: Durch regelmäßige und automatisierte Datenimporte bleibt die CMDB stets aktuell. Änderungen oder neue Assets aus verbundenen Systemen werden nahtlos und ohne manuelle Eingriffe integriert.
4. Mapping-Funktionalitäten: Der Assets Data Manager unterstützt flexibles Mapping zwischen den importierten Daten und den Feldern in Jira Service Management, um eine genaue und strukturierte Datenübertragung sicherzustellen.
   
   

Der Assets Data Manager unterstützt den Disaster Recovery Plan (DRP), indem er sicherstellt, dass IT-Assets aus verschiedenen Quellen konsolidiert und regelmäßig aktualisiert in Jira Service Management vorliegen. Dadurch sind alle relevanten Asset-Daten aktuell und korrekt verfügbar, um im Ernstfall eine schnelle Wiederherstellung kritischer Systeme zu ermöglichen.

Systeme die mit dem Assets Data Manager importiert werden können

Folgende Adapterliste wir laufend von Atlassian erweitert:

• Active Directory - Microsoft 
• AirLock - AirLock
• Apptio - Apptio
• Aternity - Aternity
• Azure Active Directory Device (Entra ID) - Microsoft
• Azure Active Directory User (Entra ID) - Microsoft
• Azure VM - Microsoft
• BigFix - HCL Technologies
• DataPlatform - Flexera Software
• Defender - Microsoft
• Dynatrtace OneAgent - Dynatrace
• Falcon - Crowdstrike
• FlexNet Manager Suite (FNMS) - Flexera Software
• Hyper-V - Microsoft
• InTune - Microsoft
• jamf Cloud - jamf
• Lansweeper - Lansweeper
• nexThink - nextThink
• palo alto XDR - Palo Alto Networks
• Puppet - Puppet
• RISC Networks - Flexera Software
• Secureworks - Red Cloak
• ServiceNow - ServiceNow
• snow - Snow Software
• Solar Winds - SolarWinds
• System Center Configuration Manager - Microsoft
• Tenable Vulnerability Management
• Tenable Security Centre
• VMWare - Dell
• VMWare Carbon Black Defence - Dell
• VMWare Carbon Black Protect - Dell
• VMWare Carbon Black Response - Dell
• Windows Server Update Services (WSUS) - Microsoft
• Workspace One - UEM - VMWare

Zusammenfassend sind eine Configuration Management Database (CMDB) und ein Disaster Recovery Plan (DRP) wesentliche Elemente einer effektiven IT-Management-Strategie. Die CMDB bietet eine zentrale Übersicht über alle IT-Assets und deren Beziehungen, was eine fundierte Entscheidungsfindung und optimierte Prozesse ermöglicht. Der DRP hingegen gewährleistet die schnelle Wiederherstellung kritischer Systeme im Falle eines Ausfalls, indem er klare Strategien und Verantwortlichkeiten definiert. Atlassian Jira Service Management ist das richtige Tool, um diese beiden Komponenten nahtlos zu integrieren. Es unterstützt die Erstellung und Pflege einer aktuellen CMDB sowie die effiziente Umsetzung und Verwaltung des DRPs. In Kombination stärken die CMDB und der DRP die Resilienz und Effizienz der IT-Infrastruktur, minimieren Risiken und tragen zur kontinuierlichen Verfügbarkeit von IT-Services bei, was letztlich den Geschäftsbetrieb sichert und verbessert.

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