Remote arbeiten – Chaos managen I: Team-Management

Remote Work ist kein Zustand, sondern eine Prämisse, die Anpassung der Methoden und der Verhaltensweise im Arbeitsumfeld bedingt. Team-Management hat vielerlei Facetten. Führungskräfte und Mitarbeitende sind dabei gleichermaßen gefordert, sich im Remote-Modus proaktiv zu bewegen. Hier finden Sie 10 Tipps, wie Sie Ihr Team bestmöglich unterstützen können.

Refocus: Verschiebung der Perspektiven

Der Arbeitsplatz im häuslichen Umfeld – für die einen Segen, für die anderen Belastungszone. Im derzeitigen Remote-Modus verschwimmen die Grenzen zwischen der Arbeit und dem Privaten – allein, da die meisten im Homeoffice keine klare räumliche Trennung der Lebensräume haben. Die aktuelle Situation verlangt jedem Einzelnen jedoch mehr ab als die bloße Einrichtung des Schreibtischs und die Strukturierung der Arbeitszeiten. 

Die wahre Herausforderung besteht für viele darin, Konzentration und Motivation angesichts der vielen, nun oft kollidierenden Anforderungen aufrecht zu erhalten. Der Jonglage-Akt zwischen häuslicher Organisation und erhöhtem Konversationsbedarf mit dem Team sowie Stakeholdern erfordert eine äußerst fokussierte Arbeitsweise. Hinzu kommt die zunehmende Verlagerung unseres Arbeitsalltags ins Virtuelle. Die Beanspruchung durch die vielen digitalen Kommunikationskanäle, die oftmals der einzige Draht nach außen sind, fordert energetischen Tribut. 

Doch wie können wir dem begegnen und Arbeitsverhältnisse schaffen, die auch unter diesen veränderten Bedingungen standhalten? 

Rethink: Teambuilding digital

Betrachten Sie Remote Work als eine Disziplin und nicht als notwendiges, temporäres Übel – Sie werden sogleich innerlich die Konditionen definieren. Denken Sie einfach daran, was Ihr Team braucht, um effizient arbeiten zu können und maximalen Output bzw. Impact zu erzeugen. 

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team auch im virtuellen Raum in der Lage ist, adäquat miteinander zu interagieren. Ein Faktor ist die technische Seite: Stellen Sie Ihrem Team eine funktionstüchtige Infrastruktur zur Verfügung, auf deren Basis kollaboratives Arbeiten in Echtzeit möglich ist. Die andere wichtige Komponente ist das Teambuilding – grundsätzlich ein wesentlicher Faktor für wirksame Zusammenarbeit, nicht nur in Zeiten von Covid-19. 

Die Verlagerung auf rein digitale Kanäle erfordert die Anpassung der Kommunikationsweise. Dies bedeutet, dass Sie Remote-Arbeit sowohl auf Team-Level als auch auf der persönlichen Ebene mit angemessenem Respekt und entsprechender Aufmerksamkeit bedenken sollten. 

Reform: Anpassung der Unternehmensstrukturen

Die Organisation dezentraler Teams ist von jeher an technische Voraussetzungen gebunden. Bewährte Tools wie Jira, Jira Service Desk und Confluence von Atlassian bieten die Grundstruktur für effektives Projekt-, Service- und Wissensmanagement. Sie stehen auch oft im Mittelpunkt bei der Implementierung von agilen Methoden, ITSM und DevOps. Digitalisierte Unternehmensprozesse und sofortiger Zugriff auf notwendige Arbeitsmaterialien bilden die Basis für vernetzte Kollaboration und einen reibungslosen Workflow.

Die richtigen Produkte und Methoden für team-übergreifendes Arbeiten sind eine wesentliche Grundlage für erfolgreiche Kooperation. Eine weitere große Rolle spielen jedoch die menschlichen Komponenten. Digitalisierung ist kein Heilsversprechen, Teamspirit und Visionen definieren sich nicht über technische Parameter und Marketing-Slogans. 

Reinvent: Justierung des Mindsets

Self-Management-Tools können eine große Hilfe sein, um sich selbst zu kontrollieren und in der Spur zu halten. Doch Technologie ist nicht für den zwischenmenschlichen Bereich zuständig. Besonders Führungskräfte sind gefordert, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen. Soziale Kompetenzen sind gefragt – und wie stets in Krisensituationen, zeigen sich die Stärken und Schwachstellen genau hier an den Knotenpunkten. 

Für viele ist der Leistungsdruck immens und die zusätzlichen Anforderungen aufgrund der ungewohnten Arbeits- und Lebenssituation bringen die Menschen an ihre Grenzen. Existenzielle Ängste, Sorgen um die eigene Gesundheit und die der Mitmenschen haben nicht zu unterschätzenden Auswirkungen auf das Wohlbefinden und die Arbeitsleistung. Unsicherheit macht sich breit – ob wir das wollen oder nicht: Mensch wird fragil in extremen Situationen.

Wie können Sie dazu beitragen, Ihren Mitarbeitern ein Grundgefühl von Einigkeit, Relevanz und Sicherheit zu geben?

Schaffen Sie Angebote, die den Teamgeist stärken und ein Gefühl der Gemeinschaft etablieren. Positionieren Sie sich als verlässlicher und empathischer Ansprechpartner für alle Belange Ihres Teams. Schaffen Sie die Grundlage für zufriedenstellende und nachhaltige Zusammenarbeit und seien Sie Ihrem Team Motor, Motivator und Inspirator gleichermaßen! 

How-to: 5 Tipps für Team-Leader

• Definieren Sie die Spielregeln: Stecken Sie klare Ziele, legen Sie die Zuständigkeiten und Timelines fest, damit jeder weiß, was er zu tun hat, und Projekte nicht im Sande verlaufen. Sorgen Sie dafür, dass Briefings alle Anforderungen an den Informationsgehalt erfüllen. Je besser Ihr Team organisiert ist, desto effektiver kann es arbeiten. 
• Nehmen Sie Ihre Position ein: Ihnen obliegt es, die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden zu orchestrieren, Aufgaben zu delegieren und den Überblick zu wahren. Nehmen Sie Ihre Verantwortung als Dirigent wahr. So können Sie schnell reagieren, wenn die Umstände es erfordern und ggf. umstrukturieren. 
• Kommunizieren Sie transparent: Eine offene, faire und einheitliche Kommunikation sorgt für einen verlässlichen Informationshaushalt und erhöht das Vertrauen. Achten Sie darauf, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und vermeiden Sie selektive Kommunikationswege, damit niemand unterversorgt ist und sich abgehängt fühlt. 
• Betreiben Sie Feedback-Kultur: Zeitnahe Rückmeldung ist gerade in Zeiten des virtuellen Miteinanders besonders wichtig. Resonanz auf das eigene Tun erfährt ein jeder auf verschiedenen Kanälen, je nachdem, in welchem Bereich sie oder er arbeitet. Bieten Sie Impulse und Hilfestellung, äußern Sie – wenn angebracht – konstruktive Kritik und auch gerne Anerkennung. Aber: Reagieren Sie und zeigen Sie dadurch, dass die Arbeit Ihres Gegenübers wahrgenommen wird und Relevanz erhält. 
• Üben Sie sich in Achtsamkeit: Achten Sie darauf, dass alle mitkommen und bei der Sache sind. Wenn Sie Schwachstellen entdecken, versuchen Sie, der Ursache auf den Grund zu gehen: Funktioniert Ihr Team nicht im Ganzen oder gibt es individuelle Schwierigkeiten? Sind die Probleme technischer, informativer, kommunikativer oder persönlicher Art? Sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der für sie richtigen Position angesiedelt? Gibt es Unter- oder Überforderung und wenn ja, warum? Gerade in diesen Zeiten sollten Sie auf die Zwischentöne achten und versuchen, proaktiv auf Ihre Leute zuzugehen.  

Reinvest: Kultivieren Sie den Teamgeist

Verantwortliches Handeln, ein integratives Mindset und ein gemeinsames Verständnis von den kurz- und langfristigen Zielen sind die Eckpfeiler einer gesunden Unternehmenskultur. Dabei kommt es sowohl auf den Einzelnen als auch auf den Teamgeist an. Dieser installiert sich nicht von selbst.

Gegenseitiges Vertrauen in die Kompetenzen und Verlässlichkeit der Kolleginnen und Kollegen sind die Basis für ein engagiertes Miteinander – nahtlose Kommunikation das A und O bei interaktivem Teamwork.

How-to: 5 Tipps für Teamplayer

• Agieren Sie zuverlässig: Achten Sie darauf, die Status-Updates bei aktuellen Projekten zu pflegen, wenn es Ihrerseits wertvolle Informationen gibt. Antworten sie möglichst zeitnah auf Rückfragen, um den Workflow nicht zu unterbrechen. 
• Handeln Sie proaktiv: Denken Sie voraus und stellen Sie Ihren Team-Mitgliedern alle Informationen zur Verfügung, die die- oder derjenige braucht, um in seinem Projektbereich bei Bearbeitung des jeweiligen Issues weiterzukommen. 
• Seien Sie sorgfältig in der Dokumentation: Wieder mal keine Zeit für die Nachbereitung und das nächste Projekt drückt schon herein? Stellen Sie sich vor, ein Team-Member muss auf Grundlage der Daten operieren, die Sie eingestellt haben – wenn da nichts steht, ist davon auszugehen, dass der aktuelle Status auf „Bearbeitung“ steht. Umso mühsamer für alle Beteiligten, wenn auf Frage-Antwort-Spiel die Aufarbeitung der Informationen erfolgen muss – zumal wenn die Zeit drängt. 
• Signalisieren Sie Hilfsbereitschaft: Die soundsovielste Anfrage im Slack-Kanal, aber keine Zeit u/o Lust, darauf zu reagieren? Stellen Sie sich vor, Sie würden mit einem Problem nicht weiterkommen, die Kollegenschaft adressieren und niemand antwortet. Bieten Sie Ihren Kollegen Unterstützung und Feedback an, wenn Sie können. Wenn Sie das nächste Mal an der Reihe sind, werden Sie dankbar sein. 
• Nehmen Sie Rücksicht: Achten Sie darauf, die wichtigen Kommunikationskanäle nicht zu strapazieren und Arbeitszeiten gemäß Absprache zu berücksichtigen. Ein lockerer Ton ist angenehm, aber nach dem zehnten Gif pro Tag könnte es passieren, dass Ihr Team nicht mehr auf Nachrichten in dem Channel reagiert. Und eine dringende Anfrage über das Wochenende bedeutet nicht, dass Ihre Kollegen auf Abruf stehen.

Best Practice für interaktive Kollaboration

Funktionierende Technologie hilft in diesen Zeiten, die Dinge am Laufen zu halten. Atlassian-Tools als Best Practice für strategisches Projektmanagement sind bei IT-Teams schon lange gang und gäbe, um Arbeitsanforderungen und Ressourcen sinnvoll und effizient zu organisieren. Durch ITSM-Praktiken und automatisierte Verfahren werden mangelnde Absprachen und Warteschleifen vermieden, kein Ticket bleibt liegen, kein Anliegen unbeachtet, kein Projekt unbearbeitet. Die Priorisierung erfolgt per individueller Definition und kann jederzeit angepasst werden, sodass sich alle Mitarbeitenden auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. Externe sowie interne Anfragen und Probleme können zeitnah und zielorientiert bearbeitet werden. 

Diese Methoden lassen sich nahtlos auf jeden Arbeitsbereich und jede Abteilung übertragen, um die Wirksamkeit und Produktivität zu optimieren. Es gibt viele kleinere ITSM-basierte Workflow-Verbesserungen, die den Alltag von Business-Teams erheblich erleichtern können – Kommunikation und Interaktion mit eingeschlossen. Das Prinzip der agilen Arbeitsweise ist hier wegweisend für alle angesprochenen Belange. 

Mit Jira erhalten Sie die passende digitale Lösung sowie die nötige Flexibilität für ein intelligentes Aufgaben- und Projektmanagement. So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Projektarbeit und erhöhen die Produktivität und Qualität Ihrer Projekte.

Mit Confluence sorgen Sie dafür, dass alle im Team verlässlichen Zugriff auf die gleichen Informationen haben und sich jederzeit selbst organisieren können. Das flexible Content- und Kollaborations-Tool fungiert als modernes Intranet und zentrale Arbeitsumgebung für Dokumentation und Wissensaustausch in jedem Unternehmen. 

Zur sozialen Organisation des eigenen Arbeitsplatzes bietet sich bspw. die Confluence-Erweiterung Linchpin an. Das vielseitige Add-on sorgt für verbesserte User Experience: Die Nutzeroberfläche des Intranets wird zum personalisierten Cockpit, über das sämtliche Basisinformationen und News-Feeds abgerufen sowie alle unternehmensweiten Kommunikationskanäle und verfügbaren Software-Anwendungen bedient werden können.

Für die schnelle und lösungsorientierte Bearbeitung von Anfragen seitens der Kunden und Kooperationspartner (interne und externe Kunden) ist ein funktionales Service-Management unerlässlich. Ein leistungsstarkes IT-Service-Management wie Jira Service Desk sorgt für reibungslosen Workflow und spart Zeit und Nerven auf allen Seiten.

Ihr Partner für optimales Team-Management

Die demicon ist Ihr Partner für die Implementierung professioneller Projektmanagement- und Kommunikations-Software in Ihrem Unternehmen. Als einer der führenden Atlassian Platinum Solution Partner in der D/A/CH-Region ist die demicon GmbH auf die Tools des australischen Softwareherstellers sowie vieler hilfreicher Add-ons vom Atlassian Marketplace spezialisiert. 

Unsere Technical Consultants sind zertifizierte Spezialisten für jeden Einsatz der Atlassian-Tools sowie deren Erweiterungen. Bei uns erhalten Sie beste Expertise zu Jira, Jira Service Desk und Confluence sowie zu Linchpin und jedem weiteren gewünschten Produkt aus dem Atlassian-Kosmos. Wir versorgen Sie mit Best-practice-Beispielen und helfen Ihnen beim Ausbau Ihrer Software-Anwendungen.

Wir von demicon unterstützen Sie auch im Remote-Modus: Nehmen Sie bspw. unsere Virtual Classroom Trainings für Jira und Confluence wahr oder holen Sie sich weitere Anregungen in unserem Blog-Artikel Remote is now.