Vom Intranet zum Future Workplace - Die EOS Group Erfolgsgeschichte

EOS Group bd – before DEMICON – Im November vergangenen Jahres beauftragte EOS die demicon GmbH, um eine bessere digitale Kooperationslösung zu schaffen; Ende Februar 2017 ging die neue Atlassians Collaboration-Tool Confluence bereits seit 2013 in einigen Geschäftsbereichen neben einer zusätzlichen Reihe an verschiedener Intranet-Services im Einsatz. Zusammen mit der demicon, unter der Leitung von Eugen Zwinger, Team Lead and Senior Consultant, reformierte die EOS Group in nur wenigen Monaten das bestehende Intranet-System zu einem multifunktionsfähigen und kollaborativen Workplace.

Das Problem – Eine inkonsistente Arbeitsplattform

Die unterschiedlichen internen Intranet-Systeme in der gesamten EOS Gruppe schränkten die Zusammenarbeit der Mitarbeiter des international agierenden Finanzdienstleisters ein. Zudem gestaltete sich die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit mit über 10.000 Mitarbeitern als keine leichte Aufgabe, weshalb eine praktikable Lösung gefunden werden musste.

Das Ziel – Bereits heute die Zukunft der Zusammenarbeit zu gestalten

Es sollte eine Lösung geschaffen werden, die sowohl die Werte und Kultur der EOS Group widerspiegelte, als auch der eigenen Digitalisierungsstrategie des Unternehmens entsprachen. Das Projekt umfasste daher die Zusammenführung der bereits existierenden, internen Plattformen (Confluence und das separate, firmeneigene Intranet), um eine einheitliche und zugleich interaktive Kollaborationsplattform für alle Mitarbeiter bei EOS bereitzustellen.

Der Weiterentwicklung der eigenen Confluence-Plattform steht die EOS Group in jederlei Hinsicht aufgeschlossen und progressiv gegenüber – beeindruckende Attribute für ein Unternehmen solch einer Größe. Die Zusammenarbeit bildet dabei einen wichtigen Bestandteil in der Unternehmenskultur.

Seit dem Erwerb von Confluence im Jahr 2013 sammelte sich eine große Datenmenge an: Hunderte Räume für Teams und Projekte sind angelegt sowie tausende Blogbeiträge verfasst worden. Bei einer solchen komplexen Arbeitsumgebung für über 10.000 Mitarbeiter weltweit besteht die größte Herausforderung darin, eine gemeinsame Struktur und Navigation zu finden, die auch funktioniert. Denn je mehr Inhalte und Wissen auf einer Plattform angesammelt, geteilt oder bearbeitet werden, desto wichtiger ist eine flexible und leicht verständliche Informationsarchitektur.

Die Lösung – Vom einfachen Intranet zum interaktiven Digital Workplace

Um den Wissensaustausch zu verbessern und somit die Effizienz der Zusammenarbeit zu steigern, entschied sich die demicon für eine Software-Collaboration-Lösung auf der Basis von Atlassians Confluence und RefinedTheme, einem Add-on vom Kooperationspartner RefinedWiki.

"Confluence ist bereits als Produkt an sich eine geniale Out-of-the-box-Lösung. Damit das Tool jedoch auch auf Enterprise-Ebene gut funktioniert, muss ein bisschen mehr passieren – vor allem, wenn man eine hohe Akzeptanz und eine einfache Aneignung für einen digitalen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter Usability und User Experience gewinnen möchte. RefinedTheme bietet hierfür mit seinem fantastischen Toolset die ideale Voraussetzung, eine bessere Informationsarchitektur für die Benutzer zu schaffen."

-EUGEN ZWINGER, TEAM LEAD & Senior Consultant 

Um für die EOS Group die ideale digitale Arbeitsumgebung zu gestalten, eignete sich sowohl ein Wiki als auch ein Social Business Intranet als Basis der neuen kollaborativen Arbeitsplattform. Bereits aus Erfahrung war uns bekannt, dass die Umstrukturierung der unterschiedlichen Intranets zu einem interaktiven Digital Workplace unpräzise verlaufen kann. Die Lösung – eine Kombination aus Fachwissen, den Features von RefinedTheme und weiteren Add-ons (Auswahl):

• Refined Theme for Confluence
• Refined Toolkit for Confluence
• Scroll PDF Exporter
• Team Calendars for Confluence
• Questions for Confluence
• User Profiles for Confluence
• Enterprise News Bundle

Benutzerdefinierte Makros

An einigen Stellen genügte der Umfang der genannten Add-ons und Plugins allerdings nicht dem individuellen Bedarf des Unternehmens. Um die Kollaborationslösung für die EOS Group weiterhin zu optimieren, wurden einige benutzerdefinierte Makros entwickelt, darunter einen Alter-Newsticker, der IT-Warnungen auf der Grundlage der gewählten Confluence-Sprache und Kategoriensuche zeigt, sowie das Makro "Category-Search". Dabei handelt es sich um eine einfache, strukturierte Suchfunktion auf der Kategorienseite, die alle Räume in Echtzeit überprüft.

Individuelles Corporate Design

Zu der Konzeption der Gesamtlösung der EOS Group gehörte auch ein individuelles Corporate Design fernab vom Standard Confluence Default Theme. Einfache Gestaltungselemente wie Farbschemen, Web-Site- und Standard-Bereichslogos, CSS Formatvorlagen sowie Header- und Footer-Inhalte lassen sich zentral recht leicht administrieren. Über individuell konzipierte Themes wurden diese Konfigurationen optimiert. So können zum Beispiel zusätzliche Farbschemata für verschiedene Wiki-Räume aggregiert werden, auch durch "non-technical users".

Das Ergebnis – Eine hochwirksame Software-Collaboration-Lösung

Die EOS Group arbeitet nun mit einer effektiven Kollaborationslösung auf der Basis von Confluence und RefinedTheme – eine Erleichterung für über 10.000 Mitarbeiter weltweit.

"Kommunikation ist alles. Just do it!" – Machen auch Sie den nächsten Schritt zur digitalen Transformation Ihrer Arbeitsumgebung. Gestalten Sie Ihren individuellen Digital Workplace mit der Atlassian Toolchain: Nehmen Sie einfach Confluence als Basis Ihrer Kollaborationsplattform und bauen Sie mit den Atlassian Standard-Lösungen sowie benutzerdefinierten Add-ons Ihren individuellen digitalen Arbeitsplatz auf.