Wie ein Schweizer Taschenmesser - Controlling mit Structure von ALM Works

Im PMO, Marketing & Sales oder anderen Abteilungen – Die Basis für das Controlling der gesamten Projekt-Prozesskette übernimmt bei der demicon eine App. Wie ALM Works' Structure in die Projekt-Wertschöpfungskette effizient integriert werden kann, zeigen wir in unserem Use Case.

Autor: Rene Tobies, Head of Operations (COO) – Kontakt

Eine App – vielfältige & flexible Einsatzmöglichkeiten: Die Jira-App Structure von ALM Works wird bei der demicon für die verschiedensten Aufgabengebiete eingesetzt. Insbesondere für das Controlling im Project Management Office (PMO) ist die App für uns zum unentbehrlichen Instrument geworden. Structure fungiert dabei wie ein Schweizer Taschenmesser – und das nicht nur im metaphorischen Sinne: Je nach Abteilung und Anforderung lässt sich die Multifunktions-App individuell 'ausklappen', um KPIs und andere unverzichtbare Businessmetriken in Echtzeit aus Jira zu holen und passend aufzubereiten.

Atlassian's DiversITy – vielfältiger Einsatz je nach Bedarf

Wie unser Kollege Lars Bachmann, Head of Sales und Marketing, in einem Beitrag für die Atlassian-Community skizzierte, nutzen wir Confluence und Jira für die Abbildung unserer gesamtem Projekt-Prozesskette; weitere Atlassian Tools und eine Reihe von Apps (früher Add-ons) optimiert die gesamte Wertschöpfungskette. Die Structure-App dient dabei als wichtiges Instrument in der Prozessabbildung:

"Von der ersten Anfrage über die Angebots-Verfolgung, dem Controlling der geplanten und geschriebenen Projektzeiten bis hin zum Projektabschluss – mit Structure können wir die Prozesskette nahtlos darstellen und relevante KPIs 'live' ermitteln."

– Philipp Batman, Managing Director der demicon GmbH

Daraus ziehen wir unsere Bezugspunkte für die Projekt-Prozesskette. Im Wesentlichen sind das verknüpfte Informationen wie

• Leads
• CRM-Kontakte
• Angebote/ Aufträge
• Projekt-Controlling
• Rechnungslegung
• Zahlungseingänge

Diese Bausteine existieren mit ihren relevanten Meta-Daten in jeweils eigenen Jira-Projekten; diese werden aber durch eine ausgeklügelte Nutzung der Vorgangsverknüpfungen in einen gemeinsamen Kontext gebracht und in einer Structure zusammengeführt. Dabei ist das Zusammenspiel der einzelnen Bausteine in der Summe mehr als die einzelnen Teile.

Je nach Rolle eines Nutzers (Sales, Projektmanager oder Controller) kommen auch unterschiedlich detaillierte Structures zum Einsatz; durch die flexible Konfiguration sind uns hier keine Grenzen gesetzt.

Auswertungen für alle Daten: Projekt-Budgets, Soll- und Ist-Zeiten, uvm. 

In unserem Use Case befinden sich auf oberster Hierarchie-Ebene alle Leads und darunter die damit verknüpften CRM-Kontakte. Zu jedem Lead werden die daraus resultierenden Angebote und Aufträge sowie deren jeweiliger Status ausgegeben.

Für das Projekt-Controlling werden zudem Projekt-Budgets, Soll- und Ist-Zeiten und weitere KPIs ausgegeben. Sofern es Rechnungen zu einem Angebot gibt, werden auch diese auf einer weiteren Hierarchie-Ebene eingebunden.

Da Structure verschiedene Ansichten auf eine Datenstruktur ermöglicht, können unterschiedliche Betrachtungswinkel auf ein und dasselbe Datengerüst gelegt werden.

Durch die Nutzung verschiedener Structures können wir sehr schnell und effizient einen Überblick über den Status von Anfragen, Angeboten und Rechnungen erhalten, ohne eine Vielzahl von Filtern und Boards nutzen zu müssen.

Structure bei unseren Enterprise-Kunden

Aktuell setzen wir Structure zunehmend zur Abbildung von Multiprojekt-Strukturen im SAFe Kontext (Scaled Agile Framwork) ein. Auch hier bewährt sich die Flexibilität von Structure und ergänzt nicht selten spezialisierte Tools wie Portfolio for Jira oder Big Picture.

Structure, JIRA Client & Co. – Alle weiteren Add-ons für Atlassian Produkte von unserem neuen Partner ALM Works gibt es auf dem Atlassian Marketplace.