Wie Visualisierungen das Personal-Onboarding unterstützen

draw.io ist die führende Confluence-Diagrammlösung auf dem Atlassian Marketplace. Die App von //SEIBERT/MEDIA bietet vielseitige Lösungen zur Visualisierung von Prozessen sowie zur Erstellung von Flowcharts, Organigrammen, Netzwerk-Diagrammen u. v. m.Zahlreiche Bibliotheken mit Hunderten von visuellen Elementen ermöglichen die individuelle, flexible und sogar kollaborative Erstellung von Diagrammen in Confluence und Jira für jeden denkbaren Anwendungsfall und Kontext. Mit diesem übersichtlichen Darstellungsmittel lässt sich auch das Onboarding effizient und effektiv gestalten. In diesem Gastartikel von //SEIBERT/MEDIA erhalten Sie dazu wertvolle Anregungen.

Herausforderung Onboarding

Wenn es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht, stehen für unser Personalteam, das den Neuling betreut, Herausforderungen auf zwei unterschiedlichen Ebenen an: Einerseits muss das Onboarding so effektiv und effizient wie möglich sein, damit die neue Kraft schnell produktiv ins Team einsteigen kann; andererseits soll der Prozess von Anfang an einen guten, authentischen Eindruck vom Unternehmen vermitteln und den Neuankömmlingen zeigen, dass sie willkommen und am richtigen Ort gelandet sind.

Und gerade der letztere Aspekt ist nicht zu vernachlässigen: 33 Prozent aller neuangestellten Personen kündigen innerhalb des ersten Quartals ihres Beschäftigungsverhältnisses wieder. Wenn es schon zu Beginn hakt, ist das eben keine gute Voraussetzung für eine langfristige Bindung. Und das Fehlen eines standardisierten Onboarding-Prozesses ist ein wesentlicher Grund für diese Startprobleme.

Die drei Phasen des Onboarding-Prozesses

Die Einarbeitung können wir erfahrungsgemäß grob in drei Phasen unterteilen – und in jeder dieser Phasen hat das Personalteam gewisse Hürden zu überspringen, um sowohl für die neuen Angestellten als auch für das Unternehmen eine reibungsarmes Prozedere und angenehmes Fortkommen zu gewährleisten.

Vorbereitung: Wer hat welche Aufgaben?

Schon am ersten Tag der Einarbeitung muss unser Personalteam auf breiter Ebene agieren und andere Teams koordinieren, damit alles rund läuft. Die neuen Kollegen brauchen einen Arbeitsplatz, einen Rechner und Systemzugänge. Diverse Vertragsdokumente müssen vorbereitet sein und unterschriftsbereit vorliegen. Nicht zu vergessen all die Personen, mit denen die neuen Mitarbeiter an Tag eins in Kontakt kommen sollten.

Visualisierungen können einen integralen Teil dieses Gesamtprozesses bilden, und hier kommt draw.io für Confluence ins Spiel. Ein Prozessdiagramm, das alle Abläufe der involvierten Teams oder Abteilungen samt ihrer Aufgaben beim Onboarding zeigt, bietet einen zentralen Überblick, der sicherstellt, dass nichts untergeht.

So könnte das aussehen:

In draw.io erstelltes Prozessdiagramm

Für solche Flow-Charts liefert draw.io übrigens ein paar praktische Vorlagen mit, die Sie ganz einfach an Ihr eigenes Corporate Design anpassen können.

Einführung: Wo finde ich was?

Mit dieser Vorbereitungsphase ist das Onboarding natürlich längst nicht abgeschlossen – im Gegenteil: Jetzt geht es erst richtig los. Einer Studie zufolge braucht es im Schnitt rund acht bis zwölf Monate, bis sich neue Teammitglieder voll in ihre Rolle eingefunden haben und ihre ganze Produktivität entfalten können. Lässt sich das nicht beschleunigen?

Das zweite Stadium des Onboardings, nennen wir es Einführungsphase, umfasst die ersten paar Wochen und dient dazu, die Einbindung ins Unternehmen voranzutreiben.

In dieser Phase werden neue Kollegen mit vielerlei Informationen überschwemmt, die ihnen helfen sollen, ihre Umgebung kennenzulernen und erste Ziele in der Organisation zu erreichen. Doch wie sieht eine sinnvolle Form der Darstellung dieser Details aus, damit sich ein Newbie effizient einarbeiten kann?

Klar, wir haben ein Confluence-Wiki, in dem die Leute über die Jahre hinweg zahllose Inhalte zum Onboarding zusammengetragen haben. Doch diese Inhalte sind in der Regel sehr verdichtet und haben oft einen stattlichen Umfang, der für Neuankömmlinge erschlagend wirken kann. Auch hier leistet draw.io wertvolle Dienste, indem Informationen in bildlicher Form dargeboten werden – was nicht nur die Aufnahme, sondern auch die Erinnerung sehr positiv beeinflusst.

Wo befinden sich zum Beispiel die Meetingräume A und B, wo sitzt Team X und wo Team Y? Ein Raumplan gehört zu den hilfreichsten Infos, die Mitarbeitende am Anfang haben können.

In draw.io erstellter Raumplan

Wie unser Raumplan aussehen soll, müssen wir natürlich individuell entscheiden. Alle Details in geballter Form? Oder einfach und übersichtlich mit der Option, bei Bedarf weitere Details aufzurufen? draw.io eröffnet uns die Möglichkeit, Raumpläne mit mehreren Ebenen oder interaktiven Objekten zu erstellen. Wir können also Funktionen einbauen, die per Klick auf ein Objekt angezeigt oder ausgeblendet werden.

Orientierung: Wo stehe ich im Unternehmen?

Der Einführungsphase folgt schließlich ein Orientierungsstadium. Hier geht es darum, eine echte Partnerschaft mit den neuen Kollegen aufzubauen, aus der eine erfüllende, produktive Beziehung zwischen Organisation und dem jeweiligen Individuum erwächst.

Vor allem in eher traditionell geprägten Unternehmen ist es nun wichtig, die Strukturen der Organisation zu verinnerlichen, die offiziellen Abstimmungswege und Verantwortlichkeiten kennenzulernen und sich der eigenen Position in der Organisation bewusst zu werden.

Wie können wir das fördern? Der simple Weg ist eine Namensliste, doch leider ist er nicht nur einfach, sondern auch wirkungslos – insbesondere wenn es sich um ein größeres Unternehmen handelt. Auch hier ist eine Visualisierung die bessere Option. draw.io bietet vielfältige Funktionalitäten, um Organisationsstrukturen in Form von Org-Charts abzubilden:

In draw.io erstelltes Organigramm

Org-Charts helfen übrigens nicht nur, die Hierarchien innerhalb einer Organisation zu verstehen. Sie können darüber hinaus auch dazu dienen, personelle Flaschenhälse zu identifizieren und Prozessoptimierungen in die Wege zu leiten.

Wir sehen: Wenn wir uns Visualisierungen zunutze machen und in allen Phasen des Onboardings Diagramme einbinden, helfen wir einerseits unseren neuen Leuten, sich schneller zurechtzufinden, und haben andererseits alle Möglichkeiten in der Hand, um unseren Prozess besser zu strukturieren und ihn wiederholbar und skalierbar zu machen.

Autor dieses Gastartikels ist Bastian Schmitt, //SEIBERT/MEDIA.Wir bedanken uns für die gute Kooperation.

Wir beraten Sie gern!

Als einer der führenden Atlassian Platinum Solution Partner ist die demicon GmbH auch Partner des Atlassian-Vendors //SEIBERT/MEDIA, der neben den draw.io-Apps auch die Linchpin-Suite für Confluence entwickelt hat. Bei unserer Beratung zu den Apps auf dem Atlassian Marketplace garantieren wir eine absolut tool-agnostische Beratung, die ausschließlich an den Anforderungen unserer Kunden ausgerichtet ist. Aber zweifelsohne halten wir draw.io für absolut empfehlenswert. 

Sprechen Sie uns jetzt an, wenn Sie den Erwerb einer Diagramming-Erweiterung planen. Wir helfen Ihnen bei dem Erwerb der Lizenzen oder aber beim Wechsel von einer anderen Software zu draw.io.